Abrechnung erhalten: 5 Schritte, die du jetzt tun solltest

Ein Umschlag vom Vermieter. Du weißt sofort, was drin ist: die Nebenkostenabrechnung. Dein Magen zieht sich zusammen, bevor du überhaupt aufgerissen hast.

Entspann dich. Dieser Moment ist für Millionen Mieter jedes Jahr gleich – und die meisten machen danach einen entscheidenden Fehler: Sie zahlen sofort oder ignorieren das Ding komplett.

Beides ist falsch. Nimm dir stattdessen zehn Minuten. Mit dieser 5-Schritte-Checkliste weißt du danach genau, ob deine Abrechnung in Ordnung ist – oder ob du handeln solltest.

Das Wichtigste in Kürze

50% aller Abrechnungen enthalten Fehler – Prüfen lohnt sich

5 Schritte reichen für eine erste Einschätzung

12 Monate Widerspruchsfrist – aber nicht zu lange warten

Zahlung trotzdem fällig innerhalb von 30 Tagen

Bei Unsicherheit: Beim Experten-Check (9,99 €) rechnen wir deine Abrechnung nach und zeigen dir, welche Zahlen auffallen

Schritt 1: Ist die Abrechnung überhaupt gültig?⁠

Bevor du auch nur eine Zahl anschaust: Prüfe, ob die Abrechnung formell korrekt ist. Denn bei bestimmten Mängeln ist eine Nachzahlung möglicherweise gar nicht fällig.

Die Frist-Prüfung

Dein Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums genau 12 Monate Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Verpasst er diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB (öffnet in neuem Tab)).

So prüfst du:

Schau auf den Abrechnungszeitraum (z.B. "01.01.2024 – 31.12.2024")
Addiere 12 Monate zum Enddatum (→ 31.12.2025)
Vergleiche mit dem Datum, an dem du die Abrechnung erhalten hast

Beispiel: Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2024. Du erhältst die Abrechnung am 15.01.2026. Das ist zu spät – nach einer verspäteten Abrechnung kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.

Formelle Mindestanforderungen

Eine gültige Abrechnung muss enthalten:

Abrechnungszeitraum (exakt 12 Monate)
Gesamtkosten je Kostenart
Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl)
Berechnung deines Anteils
Abzug deiner Vorauszahlungen
Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)

Fehlt einer dieser Punkte? Dann ist die Abrechnung formal unwirksam.

Schritt 2: Stimmen die Grunddaten?⁠

Jetzt geht's an die Zahlen. Aber nicht alle – nur die Grunddaten, die sich durch die ganze Abrechnung ziehen.

Wohnfläche prüfen

Such die angegebene Wohnfläche in deiner Abrechnung. Vergleiche sie mit deinem Mietvertrag.

Abweichung	Bewertung
Bis 3%	Gering – trotzdem nachfragen, woher der Wert kommt
3-10%	Auffällig – nachfragen
Über 10%	Deutlich – Korrektur ansprechen

Für die Verteilung der Nebenkosten zählt nach dem BGH (30.05.2018, Az. VIII ZR 220/17) immer die tatsächliche Wohnfläche – auch bei kleinen Abweichungen. Eine 10-%-Toleranz gibt es dafür nicht mehr; sie spielt nur noch bei Mietminderung und Mieterhöhung eine Rolle.

Warum das wichtig ist: Bei den meisten Positionen wird nach Wohnfläche verteilt. Ist deine Fläche zu hoch angegeben, zahlst du bei jeder Position zu viel.

Personenzahl checken

Bei manchen Positionen (Wasser, Müll) wird nach Personenzahl verteilt. Stimmt die Anzahl in deiner Wohnung?

Abrechnungszeitraum

Schließt der neue Zeitraum nahtlos an den alten an? Gibt es Lücken oder Überschneidungen? Beides ist nicht erlaubt.

Schritt 3: Vergleich mit dem Vorjahr⁠

Jetzt wird's interessant. Hol die Vorjahresabrechnung raus und leg sie daneben.

Gesamtkosten vergleichen

Position	Vorjahr	Dieses Jahr	Differenz	Auffällig?
Heizung	€	€	%	>25% = prüfen
Wasser	€	€	%	>15% = prüfen
Hausmeister	€	€	%	>10% = prüfen
...

Faustregel: Steigerungen über 25% bei Heizkosten und über 15% bei anderen Positionen solltest du hinterfragen. Das heißt nicht, dass ein Fehler vorliegt – aber es lohnt sich, genauer hinzuschauen.

Dein Verbrauch vs. Gesamtverbrauch

Bei Heizkosten: Ist dein Anteil am Gesamtverbrauch plausibel? Wenn du 60 m² von 600 m² Gesamtfläche hast, sollte dein Verbrauchsanteil irgendwo bei 10% liegen – nicht bei 25%.

Praxisbeispiel: Wie Lisa ihre Abrechnung nachgerechnet hat⁠

(Das Beispiel ist illustrativ und vereinfacht.)

Lisa aus Hamburg erhielt ihre Abrechnung mit 520 € Nachzahlung. Im Vorjahr waren es 180 €.

Was Lisa prüfte:

Sie ging die 5 Schritte durch. Bei Schritt 2 fiel ihr auf: In der Abrechnung standen 68 m² Wohnfläche, im Mietvertrag 62 m², und ihr eigenes Nachmessen kam ebenfalls auf rund 62 m². Bei Schritt 3 sah sie, dass die Hausmeisterkosten um 40 % gestiegen waren.

Was die Zahlen zeigten:

Die nach Fläche verteilten Kosten lagen bei 17,50 € pro m². Mit 68 m² ergibt das 1.190 €, mit 62 m² wären es 1.085 €. Allein der Flächenwert macht also 105 € aus.

Was Lisa tat:

Sie bat die Verwaltung schriftlich, die Wohnfläche zu prüfen, und forderte Belegeinsicht für die Hausmeisterkosten an (§ 556 Abs. 4 BGB (öffnet in neuem Tab)). Die Verwaltung korrigierte die Fläche auf 62 m², die neue Abrechnung zeigte 415 € Nachzahlung. In den Hausmeister-Belegen fand Lisa neben Routinearbeiten auch einzelne Reparaturen. Ob solche Kosten umlagefähig sind, ist eine Rechtsfrage. Ob das im Einzelfall greift, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht. Lisa hat die Belege dafür kopiert und mitgenommen.

Schritt 4: Sind alle Kosten umlagefähig?⁠

Nicht alles, was dein Vermieter abrechnet, darf er auch auf dich umlegen. Die Betriebskostenverordnung regelt genau, was erlaubt ist.

Das darf abgerechnet werden

Heizkosten (Brennstoff, Wartung, Betriebsstrom)
Warmwasser
Kaltwasser und Abwasser
Müllabfuhr
Hausmeister (nur bestimmte Tätigkeiten)
Gartenpflege
Gebäudereinigung
Versicherungen
Grundsteuer

Das darf NICHT abgerechnet werden

Position	Warum nicht umlagefähig
Reparaturen	Instandhaltungspflicht des Vermieters
Verwaltungskosten	Nicht in der BetrKV enthalten
Leerstandskosten	Vermieterrisiko
Neuanschaffungen	Keine laufenden Kosten
Rechtsschutzversicherung	Nur Gebäudeversicherung erlaubt

Tipp: Schau dir die einzelnen Positionen genau an. Der häufigste Fehler: Reparaturen werden als "Wartung" getarnt und trotzdem umgelegt.

Mehr dazu: Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Schritt 5: Entscheiden – Zahlen oder Widersprechen?⁠

Du hast geprüft. Jetzt musst du entscheiden.

Szenario A: Alles sieht korrekt aus

→ Dann steht der Zahlung nichts im Weg. Üblich sind rund 30 Tage nach Erhalt. Fertig.

Szenario B: Du hast Zweifel, aber nichts Konkretes

→ Viele Mieter zahlen dann unter Vorbehalt, etwa mit dem Vermerk "Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung" in der Überweisung. → Mieter können Belegeinsicht verlangen, um tiefer zu prüfen (§ 556 Abs. 4 BGB (öffnet in neuem Tab)).

Szenario C: Du hast konkrete Fehler gefunden

→ Der übliche Weg ist ein schriftlicher Widerspruch mit den konkreten Punkten. → Den unstreitigen Teil (das, was auch ohne die Fehler fällig wäre) zahlen viele Mieter trotzdem. Wie viel in deinem Fall strittig bleiben kann, klären Mieterverein oder Fachanwalt.

Die Fristen im Überblick

Was	Frist
Nachzahlung leisten	30 Tage nach Erhalt
Widerspruch einlegen	12 Monate nach Erhalt
Belegeinsicht verlangen	Jederzeit (aber sinnvoll vor Widerspruchsfrist)

Wichtig: Ein Widerspruch allein beseitigt die Zahlungspflicht nicht. Wer den unstreitigen Teil nicht fristgerecht zahlt, riskiert Ärger.

Lass deine Abrechnung vom Experten prüfen⁠

Du willst wissen, welche Zahlen in deiner Abrechnung auffallen? Beim Experten-Check rechnen wir deine Abrechnung Position für Position nach und zeigen dir:

Liegt deine Abrechnung im normalen Bereich?
Gibt es auffällige Positionen?
Welche Angaben fehlen?

Für 9,99 € (Einführungspreis), inklusive detailliertem Report und Antwort auf deine eigenen Fragen. Und wenn alles stimmt, sagen wir dir das auch. Die rechtliche Einschätzung deines Falls bleibt bei Mieterverein oder Fachanwalt.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Wie lange habe ich Zeit, die Abrechnung zu prüfen?

Einwendungen müssen Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind sie in der Regel ausgeschlossen. Aber warte nicht so lange – je früher du prüfst, desto besser. Sonst vergisst du Details oder findest Belege nicht mehr.

Muss ich die Nachzahlung sofort zahlen?

Üblich sind rund 30 Tage, auch wenn Fehler vermutet werden. Wer nicht zahlt, riskiert Mahngebühren oder im schlimmsten Fall eine Kündigung wegen Zahlungsverzug. Viele Mieter zahlen deshalb unter Vorbehalt und prüfen dann in Ruhe.

Was ist, wenn ich die Vorjahresabrechnung nicht mehr habe?

Frag deinen Vermieter nach einer Kopie – er muss sie dir zur Verfügung stellen. Oder vergleiche mit den Durchschnittswerten in unserem Rechner. Das gibt dir zumindest einen Anhaltspunkt.

Kann ich Belegeinsicht verlangen, auch wenn ich keinen Fehler gefunden habe?

Ja. Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren – einen Grund verlangt das Gesetz nicht. Manche Vermieter machen es trotzdem schwer. Höflich, aber bestimmt nachzufragen hilft meist.

Was passiert, wenn mein Vermieter die Frist verpasst hat?

Dann ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Viele Mieter weisen die Nachforderung dann schriftlich unter Hinweis auf die Frist zurück.

Lohnt sich die Prüfung auch bei kleinen Beträgen?

Meistens ja. Ein Fehler in diesem Jahr wiederholt sich oft in den Folgejahren. 50€ pro Jahr sind in 5 Jahren 250€. Außerdem: Die 5-Schritte-Prüfung dauert nur 10 Minuten.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, einen Fachanwalt oder den Mieterverein zu kontaktieren.