Nebenkosten im Mietvertrag: Was ist erlaubt, was nicht?

Seite 4 deines Mietvertrags. Kleingedruckt, kaum lesbar: "Der Mieter trägt sämtliche Betriebskosten gemäß Anlage 3 zu § 27 II. BV sowie sonstige Nebenkosten." Du hast unterschrieben, ohne genau hinzusehen. Wer liest schon jeden Satz?

Jetzt liegt die Nebenkostenabrechnung vor dir. 180 Euro für "Verwaltungskosten". 95 Euro für "Hausmeister-Reparaturen". 40 Euro für "Gartenneuanlage". Irgendetwas stimmt hier nicht.

Tatsächlich: Nicht alles, was im Mietvertrag steht, ist auch wirksam. Und nicht alles, was abgerechnet wird, ist auch umlagefähig. Hier erfährst du, welche Nebenkosten erlaubt sind – und welche nicht.

Das Wichtigste in Kürze

• Ohne Vereinbarung keine Umlage: Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn das vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB)
• 17 Betriebskostenarten zählt § 2 BetrKV auf
• Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten
• Der BGH hat entschieden: Die Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt, genügt (VIII ZR 137/15). „Sonstige Betriebskosten“ müssen dagegen konkret benannt sein (VIII ZR 167/03)
• Wie eine Klausel in deinem Vertrag zu verstehen ist, klären Mieterverein oder Fachanwalt. Die Abrechnung mit Vertrag und Katalog abgleichen kannst du selbst

Grundsatz: Keine Nebenkosten ohne Vereinbarung⁠

Das Wichtigste zuerst: Dein Vermieter kann nicht einfach Nebenkosten abrechnen, nur weil sie anfallen. Er braucht dafür eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag.

Was bedeutet das konkret?

Ohne Nebenkostenklausel im Mietvertrag:

• Gilt deine Miete als Inklusivmiete: Die Betriebskosten sind mit der Miete abgegolten
• Trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst
• Gibt es für diese Kosten keine Grundlage für eine Nachzahlung aus einer Nebenkostenabrechnung

Ausnahme Heiz- und Warmwasserkosten: Für sie gilt die Heizkostenverordnung, und die geht nach § 2 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag vor (außer im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt). Eine vereinbarte Warmmiete schließt eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung deshalb nicht ohne Weiteres aus. Was das für deinen Vertrag bedeutet, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Die rechtliche Grundlage

Nach § 556 Abs. 1 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) „können“ die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Ohne eine solche Vereinbarung gibt es keine Grundlage für eine Umlage. Welche Kosten Betriebskosten sind, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung, auf die § 556 Abs. 1 BGB verweist.

Das gilt übrigens auch für Staffel- oder Indexmieten: Auch dort braucht es eine Vereinbarung über die Betriebskosten.

Was im Mietvertrag stehen muss: Was der BGH entschieden hat⁠

Wie genau die Vereinbarung formuliert sein muss, hat der Bundesgerichtshof in zwei Entscheidungen beantwortet, die bis heute zitiert werden:

Ob eine bestimmte Formulierung in deinem Mietvertrag diesen Anforderungen genügt und welche Kosten sie erfasst, ist Vertragsauslegung. Das klären der Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Selbst nachsehen kannst du die Fakten:

• Steht im Vertrag überhaupt, dass du Betriebskosten trägst?
• Verweist er auf die Betriebskostenverordnung oder eine beigefügte Aufstellung, und liegt die Aufstellung bei?
• Werden in der Abrechnung „sonstige Betriebskosten“ angesetzt? Wenn ja: Welche Kostenarten sind das, und tauchen sie im Vertrag namentlich auf?

Die 17 Betriebskostenarten: Was umgelegt werden darf⁠

Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab) auf, welche Kosten Betriebskosten sind. Nur diese können per Vereinbarung auf Mieter umgelegt werden. Hier die Liste in der Nummerierung der Verordnung:

Übersicht aller umlagefähigen Kosten

Mehr Details zu einzelnen Positionen findest du in unserem Artikel über nicht umlagefähige Nebenkosten.

Was NICHT umgelegt werden darf⁠

Bestimmte Kosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab) ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten, vor allem Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Eine Vereinbarung, die bei Wohnraum zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 1 BGB abweicht, lässt das Gesetz nicht gelten (§ 556 Abs. 5 BGB). Typische Beispiele:

Verwaltungskosten

Instandhaltung und Reparaturen

Sonstige nicht umlagefähige Kosten

• Leerstandskosten – Vermieterrisiko
• Mietausfallversicherung – Vermieterinteresse
• Rechtsschutzversicherung – Nicht Gebäudeversicherung
• Kontoführungsgebühren – Verwaltungsaufwand

Tipp: Wenn du auf deiner Abrechnung "Reparaturen" oder "Verwaltung" findest, prüfe genau. Das sind häufige Fehler, die dich Geld kosten.

Praxisbeispiel: Wie Miriam ihre Abrechnung mit dem Katalog abgeglichen hat⁠

Miriam aus Frankfurt unterschrieb 2023 einen Mietvertrag mit folgender Klausel: "Der Mieter trägt die Betriebskosten nach BetrKV sowie sonstige Nebenkosten nach Aufwand."

Die erste Abrechnung enthielt (ihr Anteil):

• Hausmeister: 420 € (davon 180 € "Kleinreparaturen")
• Verwaltungskosten: 240 €
• Gartenpflege: 180 € (davon 60 € "Neuanlage Beete")
• Weitere Betriebskosten: 1.100 €

Zusammen 1.940 €.

Was Miriam prüfte:

Sie legte jede Position neben den Katalog in § 2 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab):

• Hausmeister steht dort als Nr. 14, allerdings mit dem Zusatz, dass Instandhaltung, Instandsetzung und Hausverwaltung nicht dazugehören. Was sich hinter "Kleinreparaturen" verbirgt, zeigt nur die Rechnung.
• Verwaltungskosten tauchen im Katalog nicht auf. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab) nennt sie ausdrücklich als Kosten, die nicht zu den Betriebskosten gehören.
• Gartenpflege ist Nr. 10, dort mit "Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen". Eine "Neuanlage" steht so nicht im Text.
• Die Formulierung "sonstige Nebenkosten nach Aufwand" ist eine Frage an den Mietvertrag, nicht an die Zahlen.

Das Ergebnis:

Die drei Posten mit Fragezeichen summieren sich auf 180 € + 240 € + 60 € = 480 €, knapp ein Viertel ihrer Nebenkosten. Miriam forderte nach § 556 Abs. 4 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) die Rechnungen für Hausmeister und Garten an und bat den Vermieter, die Verwaltungskosten zu erläutern. Ob die Posten umlagefähig sind und wie die Klausel zu verstehen ist, sind Rechtsfragen. Ob das im Einzelfall greift, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Sonderfall: "Sonstige Betriebskosten"⁠

Die 17. Position der BetrKV – "sonstige Betriebskosten" – ist ein Sonderfall. Sie erlaubt zusätzliche Kosten, aber nur unter strengen Voraussetzungen.

Was gilt als "sonstige Betriebskosten"?

Typische Beispiele, die Gerichte akzeptiert haben:

• Wartung der Rauchmelder
• Dachrinnenreinigung
• Prüfung der Spielgeräte
• Wartung der Lüftungsanlage

Die Voraussetzung: Konkrete Benennung

Der BGH hat klargestellt (VIII ZR 167/03⁠ (öffnet in neuem Tab)): "Sonstige Betriebskosten" müssen im Mietvertrag konkret benannt werden. Der bloße Verweis auf "sonstige Betriebskosten" reicht dafür nicht.

Konkret benannt, wie es der BGH verlangt:

"Als sonstige Betriebskosten trägt der Mieter die Kosten für die Wartung der Rauchmelder und die jährliche Dachrinnenreinigung."

Ohne konkrete Benennung:

"Der Mieter trägt sonstige Nebenkosten."

Wie die Formulierung in deinem eigenen Vertrag zu bewerten ist, klären Mieterverein oder Fachanwalt.

Posten passt nicht? So prüfst du die Zahlen und fragst nach⁠

Dir ist in der Abrechnung ein Posten aufgefallen, der nicht zum Vertrag oder zum Katalog passt? Diese Schritte kannst du selbst gehen:

Schritt 1: Vertrag und Abrechnung nebeneinanderlegen

Schreib auf:

• Welche Kosten sind laut Mietvertrag vereinbart?
• Welche Kosten werden tatsächlich abgerechnet, mit welchem Betrag?
• Findest du jede abgerechnete Kostenart im Katalog von § 2 BetrKV?
• Wie viel machen die Posten mit Fragezeichen zusammen aus?

Schritt 2: Belegeinsicht verlangen

Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren (§ 556 Abs. 4 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). So wird sichtbar:

• Ob sich hinter „Wartung“ eine Reparatur verbirgt
• Ob Verwaltungskosten in einer anderen Position stecken
• Ob Anschaffungen als laufende Kosten abgerechnet wurden

Schritt 3: Nachfragen und die Frist notieren

Benenne dem Vermieter die Posten, die du nicht nachvollziehen kannst, mit Betrag. Bitte um Erläuterung und um die Belege und nenne eine Frist für die Antwort, etwa drei Wochen. Wichtig ist das Datum: Einwendungen gegen die Abrechnung sind dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Was ein Widerspruch gegen die Abrechnung ist, erklärt ein eigener Artikel.

Schritt 4: Rechtsfragen klären lassen

Ob eine Klausel in deinem Vertrag wirksam ist, ob ein Posten in deinem Fall umgelegt werden darf und wie du bis zur Klärung mit einer Nachzahlung umgehst, sind Rechtsfragen. Die klären der Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Wichtig zu wissen: Wer eine Nachforderung nicht bezahlt, die sich später als berechtigt herausstellt, kann in Zahlungsverzug geraten. Nimm zum Termin Mietvertrag, Abrechnung, deine Aufstellung aus Schritt 1 und den Schriftwechsel mit.

Häufige Klauseln im Überblick: Was die Vorschriften dazu sagen⁠

„Alle anfallenden Nebenkosten“

"Der Mieter trägt alle anfallenden Nebenkosten."

Was gilt: Umlegen lassen sich als Betriebskosten die Kosten, die § 556 Abs. 1 BGB und die BetrKV als Betriebskosten definieren. Worauf du in der Abrechnung schaust: Stehen dort Posten, die im Katalog von § 2 BetrKV nicht vorkommen?

Verwaltungspauschale

"Nebenkosten inkl. Verwaltungspauschale von 3€/m²/Jahr"

Was gilt: Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Worauf du in der Abrechnung schaust: Taucht eine Pauschale oder Verwaltungsgebühr auf, und in welcher Höhe? Frag nach, wofür sie berechnet wird.

Kleinreparaturen beim Hausmeister

"Hausmeisterkosten inkl. Kleinreparaturen bis 100€"

Was gilt: Zu den Hauswartkosten nach § 2 Nr. 14 BetrKV zählen Arbeiten nicht, soweit sie Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen. Worauf du in der Abrechnung schaust: Bitte um die Hausmeisterrechnung und eine Aufschlüsselung nach Tätigkeiten.

„Sonstige Kosten nach Aufwand“

"Sonstige Kosten nach tatsächlichem Aufwand"

Was gilt: Sonstige Betriebskosten müssen nach dem BGH im Vertrag konkret benannt sein (VIII ZR 167/03). Worauf du in der Abrechnung schaust: Welche Kosten werden unter „Sonstiges“ abgerechnet, und stehen genau diese Kostenarten im Vertrag?

Ob eine dieser Formulierungen in deinem Vertrag wirksam ist, klären Mieterverein oder Fachanwalt. Die Zahlen dazu kannst du vorher selbst zusammenstellen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Vertragsfragen empfehlen wir, einen Fachanwalt oder den Mieterverein zu kontaktieren.