317 Euro. So viel zahlen Mieter im Durchschnitt zu viel, weil ihre Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist. Das zeigen Auswertungen des Prüfdienstes Mineko.
Und das Problem ist weit verbreitet: Laut Deutschem Mieterbund enthält jede zweite Betriebskostenabrechnung mindestens einen Fehler. Andere Studien sprechen sogar von bis zu 90 Prozent. Trotzdem prüfen die wenigsten Mieter ihre Abrechnung – weil sie nicht wissen, worauf sie achten sollen.
Das ändern wir jetzt. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine Betriebskostenabrechnung systematisch prüfst. Du erfährst, welche 15 Fehler am häufigsten vorkommen, welche Kosten überhaupt abgerechnet werden dürfen – und wie du bei Fehlern vorgehst.
Das Wichtigste in Kürze
- 50-90% aller Betriebskostenabrechnungen enthalten Fehler
- Dein Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit für die Abrechnung
- Du hast 12 Monate nach Erhalt Zeit für deinen Widerspruch
- Nur 17 Kostenarten sind nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig
- Häufigste Fehler: Reparaturen, Verwaltungskosten, falscher Verteilerschlüssel
- Bei fehlender Verbrauchserfassung: 15% Kürzungsrecht
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Der Begriff "Betriebskosten" klingt bürokratisch, ist aber der korrekte Rechtsbegriff. Im Alltag sagt man meist "Nebenkosten" – beide Begriffe meinen dasselbe.
Betriebskosten sind alle Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. So definiert es § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Konkret heißt das: Regelmäßig wiederkehrende Kosten wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung oder Hausreinigung. Diese Kosten kann dein Vermieter auf dich umlegen – aber nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist und nur für bestimmte Kostenarten.
Was muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten?
Damit eine Abrechnung formal gültig ist, muss sie bestimmte Angaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum: Welcher Zeitraum wird abgerechnet? (Meist ein Kalenderjahr)
- Gesamtkosten: Die Gesamtkosten für das gesamte Gebäude pro Kostenart
- Verteilerschlüssel: Nach welchem Maßstab werden die Kosten aufgeteilt?
- Dein Anteil: Die Berechnung deines konkreten Anteils
- Vorauszahlungen: Die von dir geleisteten Vorauszahlungen
- Nachzahlung oder Guthaben: Das Ergebnis der Abrechnung
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formal fehlerhaft – und du kannst Widerspruch einlegen.
Unterschied zur Heizkostenabrechnung
Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Betriebskostenabrechnung, folgt aber eigenen Regeln nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Dort gibt es zusätzliche Anforderungen – etwa, dass mindestens 50% der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen.
Wenn du speziell deine Heizkosten prüfen willst, findest du hier eine detaillierte Anleitung: Die 7 häufigsten Fehler in Heizkostenabrechnungen
Die 15 häufigsten Fehler in Betriebskostenabrechnungen
Diese Fehler begegnen uns immer wieder. Kenne sie – und du weißt genau, worauf du achten musst.
Fehler 1: Verspätete Zustellung
Das Problem: Dein Vermieter hat exakt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Bei einem Abrechnungszeitraum Januar bis Dezember 2024 muss die Abrechnung also bis spätestens 31. Dezember 2025 bei dir sein.
Wie du es erkennst: Prüfe das Datum auf der Abrechnung und wann sie tatsächlich bei dir ankam. Der Poststempel oder das Datum in deinem Briefkasten zählt.
Was du tun kannst: Kommt die Abrechnung zu spät, musst du Nachzahlungen nicht leisten (§ 556 Abs. 3 BGB). Aber Achtung: Ein Guthaben steht dir trotzdem zu! Mehr dazu: Heizkostenabrechnung zu spät erhalten
Fehler 2: Nicht umlagefähige Kosten
Das Problem: Nur 17 Kostenarten dürfen laut Betriebskostenverordnung auf Mieter umgelegt werden. Reparaturen, Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Instandsetzung gehören nicht dazu – werden aber regelmäßig trotzdem abgerechnet.
Wie du es erkennst: Positionen wie "Reparaturrücklage", "Verwaltung", "Instandhaltung", "Renovierung" oder verdächtig hohe "sonstige Kosten" sind Warnsignale.
Was du tun kannst: Nicht umlagefähige Kosten darfst du von der Nachzahlung abziehen. Detaillierte Infos: Nicht umlagefähige Nebenkosten erklärt
Fehler 3: Falscher Verteilerschlüssel
Das Problem: Die Gesamtkosten müssen fair auf alle Mieter verteilt werden – nach Wohnfläche, Personenzahl oder einem anderen im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel. Wird der falsche Schlüssel angewendet, zahlst du mehr als dir zusteht.
Wie du es erkennst: Prüfe, ob der angegebene Verteilerschlüssel mit deinem Mietvertrag übereinstimmt. Berechne deinen Anteil nach: Deine m² ÷ Gesamt-m² = dein Anteil in Prozent.
Was du tun kannst: Bei falschem Schlüssel Widerspruch einlegen. Mehr Details: Verteilerschlüssel bei Heizkosten erklärt
Fehler 4: Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
Das Problem: Laut Heizkostenverordnung müssen mindestens 50% der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Geschieht das nicht, hast du ein Kürzungsrecht.
Wie du es erkennst: Prüfe, ob in deiner Abrechnung Verbrauchswerte auftauchen (Einheiten, kWh). Werden Heizkosten nur nach Wohnfläche verteilt, liegt ein Fehler vor.
Was du tun kannst: Du darfst die Heizkosten um 15% kürzen (§ 12 HeizkostenV). Details: Heizkostenabrechnung kürzen: Dein 15%-Recht
Fehler 5: Falsche Wohnfläche
Das Problem: Viele Abrechnungen basieren auf der Wohnfläche. Ist diese falsch angegeben – egal ob zu groß oder zu klein – stimmt dein Kostenanteil nicht.
Wie du es erkennst: Vergleiche die Quadratmeterzahl in der Abrechnung mit deinem Mietvertrag. Abweichungen von mehr als 10% sind rechtlich relevant.
Was du tun kannst: Bei falscher Wohnfläche Widerspruch einlegen und Korrektur fordern.
Fehler 6: Doppelte Abrechnung von Positionen
Das Problem: Manche Kosten tauchen zweimal auf – einmal als Einzelposition und einmal versteckt in einer anderen Kategorie. Beliebtes Beispiel: Schornsteinfegerkosten, die sowohl einzeln als auch in den Heizkosten auftauchen.
Wie du es erkennst: Achte auf ähnlich klingende Positionen und prüfe, ob Kosten doppelt erfasst wurden.
Was du tun kannst: Fordere Belegeinsicht und beanstande die Doppelberechnung.
Fehler 7: Fehlende Einzelaufstellung
Das Problem: Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Jede Kostenart muss einzeln aufgeführt werden. Eine pauschale Position "Betriebskosten gesamt" reicht nicht.
Wie du es erkennst: Fehlt die Aufschlüsselung nach einzelnen Kostenarten, ist die Abrechnung formal fehlerhaft.
Was du tun kannst: Formal fehlerhafte Abrechnungen sind anfechtbar. Du kannst Nachzahlungen bis zur Korrektur zurückhalten.
Fehler 8: Pauschale statt Umlage
Das Problem: Dein Vermieter darf nur tatsächlich angefallene Kosten umlegen. Pauschalen oder "Erfahrungswerte" sind nicht zulässig.
Wie du es erkennst: Wenn Kosten "geschätzt" oder "pauschal" sind, ohne dass echte Rechnungen zugrunde liegen.
Was du tun kannst: Fordere Belegeinsicht und bestehe auf einer Abrechnung nach tatsächlichen Kosten.
Fehler 9: Nachkauf-Problem bei Heizöl
Das Problem: Bei Ölheizungen wird der Tank auf Vorrat gefüllt. Kauft der Vermieter kurz vor Abrechnungsende eine große Menge teuer ein, belastet das deine laufende Abrechnung unfair stark.
Wie du es erkennst: Ungewöhnlich hohe Heizkosten im Vergleich zum Vorjahr, obwohl der Winter nicht kälter war.
Was du tun kannst: Fordere Einsicht in die Tankbestände und Kaufbelege. Die Abrechnung muss den tatsächlichen Verbrauch widerspiegeln.
Fehler 10: Leerstandskosten auf Mieter umgelegt
Das Problem: Steht eine Wohnung im Haus leer, darf der Vermieter deren Kostenanteil nicht auf die anderen Mieter verteilen. Er muss den Leerstand selbst tragen.
Wie du es erkennst: Vergleiche die Gesamtwohnfläche in der Abrechnung mit der tatsächlichen Gebäudefläche. Ist die Abrechnungsfläche kleiner, wurden Leerstandskosten möglicherweise auf dich umgelegt.
Was du tun kannst: Beanstande die falsche Flächenberechnung und fordere Korrektur.
Fehler 11: Der Hausmeister-Trick
Das Problem: Hausmeisterkosten sind umlagefähig, Reparaturen nicht. Manche Vermieter verstecken Reparaturkosten in den Hausmeisterkosten – etwa wenn der Hausmeister einen tropfenden Wasserhahn repariert.
Wie du es erkennst: Ungewöhnlich hohe Hausmeisterkosten, die nicht zum Arbeitsaufwand passen.
Was du tun kannst: Fordere eine detaillierte Aufstellung der Hausmeistertätigkeiten. Reparaturarbeiten müssen herausgerechnet werden.
Fehler 12: Gartenpflege überhöht
Das Problem: Gartenpflegekosten sind umlagefähig – aber nur für laufende Pflege wie Rasenmähen oder Heckeschneiden. Neuanpflanzungen, Umgestaltungen oder Baumfällungen sind nicht umlagefähig.
Wie du es erkennst: Sehr hohe Gartenpflegekosten oder Einzelpositionen wie "Baumfällung", "Neuanlage" oder "Landschaftsbau".
Was du tun kannst: Nicht umlagefähige Gartenarbeiten von deiner Nachzahlung abziehen.
Fehler 13: Versicherungen falsch abgerechnet
Das Problem: Nur Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude sind umlagefähig. Rechtsschutzversicherungen, Mietausfallversicherungen oder Versicherungen des Vermieters privat gehören nicht dazu.
Wie du es erkennst: Prüfe die Versicherungspositionen genau. "Rechtsschutz" oder "Mietausfall" dürfen nicht auftauchen.
Was du tun kannst: Nicht umlagefähige Versicherungen beanstanden.
Fehler 14: CO2-Kosten nicht aufgeteilt
Das Problem: Seit 2023 muss dein Vermieter einen Teil der CO2-Kosten für Heizung und Warmwasser übernehmen. Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto höher sein Anteil – bis zu 90%. Viele Vermieter "vergessen" diese Aufteilung.
Wie du es erkennst: Die CO2-Kosten werden zu 100% auf dich umgelegt, obwohl dein Gebäude kein Neubau-Niveau hat. Oder: Die CO2-Aufteilung fehlt komplett in der Abrechnung.
Was du tun kannst: Fehlt die Aufteilung, darfst du die Heizkosten um 3% kürzen. Ist sie falsch, kannst du den korrekten Vermieteranteil einfordern. Mehr dazu: CO2-Kostenaufteilung Mieter und Vermieter
Fehler 15: Fernablesbare Zähler fehlen
Das Problem: Seit 2022 müssen alle Zähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sein. Außerdem müssen Mieter monatliche Verbrauchsinformationen erhalten. Werden diese Pflichten nicht erfüllt, hast du ein Kürzungsrecht.
Wie du es erkennst: Du bekommst keine monatlichen Verbrauchsinfos per Post oder App. Die Zähler werden noch manuell vor Ort abgelesen.
Was du tun kannst: Du darfst die Heizkosten um 3% kürzen, wenn die Fernablesung fehlt.
Du hast den Verdacht, dass einer dieser Fehler in deiner Abrechnung steckt? Unser Schnellcheck hilft dir, die häufigsten Probleme in unter 10 Sekunden zu identifizieren.
Betriebskostenabrechnung prüfen: Die 7-Schritt-Anleitung
Jetzt wird es praktisch. Mit diesen 7 Schritten gehst du systematisch durch deine Abrechnung.
Schritt 1: Frist prüfen
Bevor du ins Detail gehst, prüfe die Abrechnungsfrist:
- Wann endete der Abrechnungszeitraum?
- Wann hast du die Abrechnung erhalten?
- Liegen zwischen diesen Daten mehr als 12 Monate?
Beispiel: Abrechnungszeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2024 → Abrechnung muss bis 31.12.2025 bei dir sein.
Ist die Frist überschritten, musst du keine Nachzahlung leisten.
Schritt 2: Formelle Vollständigkeit prüfen
Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
- Abrechnungszeitraum klar genannt
- Gesamtkosten pro Kostenart aufgelistet
- Verteilerschlüssel für jede Kostenart erklärt
- Dein Anteil berechnet und nachvollziehbar
- Deine Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt
- Nachzahlung oder Guthaben ausgewiesen
Fehlt etwas, ist die Abrechnung formal fehlerhaft.
Schritt 3: Umlagefähigkeit prüfen
Geh jede Kostenposition durch und frag dich:
- Gehört diese Kostenart zu den 17 umlagefähigen nach BetrKV?
- Ist sie im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart?
- Verstecken sich hier Reparaturen oder Verwaltungskosten?
Markiere alle verdächtigen Positionen für die spätere Belegeinsicht.
Schritt 4: Verteilerschlüssel kontrollieren
Für jede Kostenart:
- Welcher Schlüssel wird angewendet? (Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch)
- Stimmt dieser Schlüssel mit deinem Mietvertrag überein?
- Ist dein Anteil rechnerisch korrekt?
Wichtig bei Heizkosten: Mindestens 50% müssen nach Verbrauch abgerechnet werden.
Schritt 5: Wohnfläche vergleichen
Vergleiche die Wohnfläche in der Abrechnung mit:
- Der Angabe in deinem Mietvertrag
- Der tatsächlich gemessenen Fläche (falls bekannt)
Bei Abweichungen über 10% hast du einen Ansatzpunkt für den Widerspruch.
Schritt 6: Vergleichswerte checken
Nutze Vergleichswerte, um einzuschätzen, ob deine Kosten im Rahmen liegen:
| Kostenart | Durchschnitt (€/m²/Monat) |
|---|---|
| Heizung (Gas) | ca. 1,40 € |
| Heizung (Öl) | ca. 1,25 € |
| Heizung (Fernwärme) | ca. 1,50 € |
| Wasser/Abwasser | ca. 0,35 € |
| Müllabfuhr | ca. 0,20 € |
| Gebäudereinigung | ca. 0,20 € |
| Alle Betriebskosten | ca. 2,50-3,50 € |
Liegen deine Kosten deutlich darüber, lohnt sich ein genauerer Blick.
Schritt 7: Belege anfordern
Du hast Auffälligkeiten gefunden? Dann fordere Belegeinsicht. Nach § 259 BGB hast du das Recht, alle Originalbelege einzusehen:
- Rechnungen von Dienstleistern
- Verträge mit Versorgern
- Abrechnungen der Messdienstleister
- Versicherungspolicen
- Grundsteuerbescheide
Dein Vermieter muss dir einen Termin zur Einsichtnahme anbieten. Mehr dazu: Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung
Was darf in den Betriebskosten abgerechnet werden?
Die Betriebskostenverordnung definiert exakt 17 Kostenarten, die umlagefähig sind:
| Nr. | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Kommunale Steuer auf Grundbesitz |
| 2 | Wasserversorgung | Wassergeld, Wasserzähler, Wasseraufbereitung |
| 3 | Entwässerung | Kanalgebühren, Abwasser, Regenwasser |
| 4 | Heizung | Brennstoffe, Wartung, Betriebsstrom, Messdienstleister |
| 5 | Warmwasser | Kosten der Warmwasserbereitung |
| 6 | Verbundene Heizung/Warmwasser | Bei gemeinsamer Anlage |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, TÜV, Notruf |
| 8 | Straßenreinigung | Öffentliche Reinigung, Winterdienst |
| 9 | Müllabfuhr | Müllgebühren, Sperrmüll |
| 10 | Gebäudereinigung | Treppenhaus, Flure, Gemeinschaftsräume |
| 11 | Gartenpflege | Rasenmähen, Hecke schneiden, Laubbeseitigung |
| 12 | Beleuchtung | Strom für Außen- und Gemeinschaftsbeleuchtung |
| 13 | Schornsteinfeger | Kehrgebühren, Emissionsmessungen |
| 14 | Sach-/Haftpflichtversicherung | Gebäudeversicherung, Glasversicherung |
| 15 | Hauswart | Gehalt für definierte Tätigkeiten |
| 16 | Gemeinschaftsantenne/Breitband | Kabelanschluss (bis 30.06.2024) |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Nur wenn ausdrücklich im Mietvertrag genannt |
Was dein Vermieter NICHT umlegen darf:
- Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Steuerberater, Buchhaltung
- Reparaturen: Egal ob klein oder groß
- Instandhaltung/Instandsetzung: Erneuerung von Bauteilen
- Instandhaltungsrücklagen: Ansparungen für zukünftige Reparaturen
- Kosten für Leerstand: Leere Wohnungen im Haus
- Bankgebühren: Kontoführung, Überweisungskosten
- Rechtskosten: Anwalts- oder Gerichtskosten
- Modernisierungskosten: Energetische Sanierung etc.
Fristen und Rechte bei der Betriebskostenabrechnung
Fristen sind im Mietrecht entscheidend. Hier die wichtigsten auf einen Blick:
| Frist | Für wen | Bedeutung | Bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| 12 Monate | Vermieter | Muss abrechnen | Keine Nachforderung möglich |
| 12 Monate | Mieter | Kann Einwände erheben | Einwände verfallen |
| 30 Tage | Mieter | Nachzahlung fällig | Verzug möglich |
Deine wichtigsten Rechte als Mieter:
- Belegeinsicht (§ 259 BGB): Du darfst alle Originalbelege einsehen
- Kürzungsrecht 15%: Bei fehlender Verbrauchserfassung bei Heizkosten
- Kürzungsrecht 3%: Bei fehlender Fernablesung oder fehlender CO2-Aufteilung
- Zahlung unter Vorbehalt: Du kannst zahlen und trotzdem Widerspruch einlegen
- Rückforderung: Bei Fehlern kannst du zu viel gezahltes Geld zurückverlangen
Widerspruch einlegen: So gehst du vor
Du hast Fehler gefunden? Dann ist es Zeit für den Widerspruch. So gehst du vor:
Wann solltest du Widerspruch einlegen?
- Du hast formelle Fehler entdeckt (fehlende Angaben, Fristüberschreitung)
- Nicht umlagefähige Kosten sind enthalten
- Der Verteilerschlüssel ist falsch
- Die Wohnfläche stimmt nicht
- Die CO2-Kosten wurden nicht korrekt aufgeteilt
Was muss in den Widerspruch?
- Bezug auf die konkrete Abrechnung (Zeitraum, Datum)
- Genaue Benennung der Fehler
- Begründung, warum es sich um einen Fehler handelt
- Forderung (Korrektur, Belegeinsicht)
- Fristsetzung (14 Tage sind üblich)
- Ggf. Erklärung zur Zahlung unter Vorbehalt
[Dein Name] [Deine Adresse] [PLZ Ort]
[Name Vermieter/Hausverwaltung] [Adresse Vermieter] [PLZ Ort]
[Ort], den [Datum]
Betreff: Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [01.01.20XX bis 31.12.20XX] Mietvertrag vom [Datum], Wohnung [Adresse/Bezeichnung]
Sehr geehrte Damen und Herren,
gegen die oben genannte Betriebskostenabrechnung vom [Datum der Abrechnung] lege ich hiermit fristgerecht Widerspruch ein.
Ich beanstande folgende Punkte:
-
[Fehler 1, z.B.: Die Position "Verwaltungskosten" in Höhe von XX Euro ist nicht umlagefähig und muss aus der Abrechnung entfernt werden.]
-
[Fehler 2, z.B.: Die angegebene Wohnfläche von XX m² weicht von der im Mietvertrag vereinbarten Fläche von XX m² ab.]
-
[Fehler 3, z.B.: Die CO2-Kostenaufteilung gemäß CO2KostAufG fehlt in der Abrechnung.]
Ich fordere Sie auf, die Abrechnung bis zum [Datum + 14 Tage] zu korrigieren.
Gleichzeitig mache ich von meinem Recht auf Belegeinsicht nach § 259 BGB Gebrauch. Bitte teilen Sie mir einen Termin zur Einsichtnahme in die Originalbelege mit.
Die ausgewiesene Nachzahlung in Höhe von [Betrag] Euro überweise ich unter dem ausdrücklichen Vorbehalt der Rückforderung, sofern meine Beanstandungen berechtigt sind.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift] [Dein Name]
Ersetze die Platzhalter in [eckigen Klammern] mit deinen Daten
Praxis-Tipps zum Widerspruch:
- Schriftlich: Immer per Brief oder E-Mail, nie nur mündlich
- Einschreiben: Bei wichtigen Fällen per Einschreiben mit Rückschein
- Frist beachten: Innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung
- Kopie behalten: Sichere eine Kopie für deine Unterlagen
- Unter Vorbehalt zahlen: Schützt vor Verzug und Kündigung
Mehr Details findest du hier: Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung
Wie lange darf der Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung warten?
Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung zu spät kommt?
Kann ich meine Betriebskostenabrechnung prüfen lassen?
Wie lange habe ich Zeit für einen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung?
Muss ich eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung bezahlen?
Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder hohen Streitwerten empfehlen wir den örtlichen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.
Weiterführende Artikel:
- Nebenkostenabrechnung prüfen: So findest du jeden Fehler
- Häufige Fehler in der Heizkostenabrechnung
- Nicht umlagefähige Nebenkosten erklärt
- Verteilerschlüssel bei Heizkosten
- Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
- CO2-Kostenaufteilung Mieter und Vermieter
- Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung
Quellen:
