Musterbrief: Nebenkosten-Guthaben vom Vermieter einfordern

312 Euro Guthaben, schwarz auf weiß in der Abrechnung. Auf deinem Konto ist davon nichts zu sehen. Wochen vergehen, dein Vermieter meldet sich nicht – und du fragst dich, wie du jetzt am besten vorgehst.

Meist hilft eine freundliche, klare Nachfrage: Betrag, Datum der Abrechnung, Kontoverbindung und die Bitte um einen Auszahlungstermin. Genau diese Vorlage bekommst du hier, zum Kopieren, Anpassen und Abschicken.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Guthaben wird grundsätzlich mit Zugang der Abrechnung fällig; ist nichts anderes bestimmt, kann es sofort verlangt werden (§ 271 Abs. 1 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab))
• Vor dem Schreiben rechnest du nach: Vorauszahlungen laut Kontoauszug minus Kosten laut Abrechnung
• Üblicher erster Schritt ist eine freundliche Nachfrage mit Termin (zum Beispiel 14 Tage) und Kontodaten
• Welche rechtlichen Wege es gibt, wenn weiterhin nichts passiert, klären Mieterverein oder Fachanwalt

Wann dir das Guthaben überhaupt zusteht⁠

Ergibt die Nebenkostenabrechnung einen Überschuss zugunsten des Mieters, wird dieser Betrag an den Mieter ausgezahlt. Die Pflicht, jährlich über die Vorauszahlungen abzurechnen, regelt § 556 Abs. 3 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab). Fällig wird das Guthaben grundsätzlich mit Zugang der Abrechnung: Ist für die Leistung keine Zeit bestimmt, kann sie nach § 271 Abs. 1 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) sofort verlangt werden, nicht erst, wenn dein Vermieter Zeit findet, die Überweisung anzustoßen.

In der Praxis bedeutet das: Sobald die Abrechnung bei dir im Briefkasten liegt, ist das Guthaben grundsätzlich fällig. Eine kurze Bearbeitungszeit von ein paar Wochen ist üblich und kein Drama. Wochenlanges Schweigen ist es schon.

Wichtig zu wissen: Laut Deutschem Mieterbund ist etwa jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Bevor du dein Guthaben einforderst, lohnt deshalb ein kurzer Check der Zahlen – manchmal fällt das Guthaben bei korrekter Rechnung sogar höher aus. Eine ausführliche Anleitung dazu findest du in unserem Artikel zum Prüfen der Nebenkostenabrechnung.

Warum manche Vermieter trotzdem nicht zahlen

Selten steckt böse Absicht dahinter. Häufiger sind es Buchhaltungsverzögerungen, ein Wechsel der Hausverwaltung oder schlicht Unwissen über die Fälligkeit. Manche Vermieter verrechnen das Guthaben auch mit der nächsten Vorauszahlung. Künftige Vorauszahlungen sind aber noch nicht fällig, und eine Aufrechnung setzt nach § 387 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) voraus, dass der Aufrechnende die ihm gebührende Leistung schon fordern kann. Eine solche Verrechnung braucht deshalb in der Regel dein Einverständnis oder eine Regelung im Mietvertrag.

Ein Sonderfall: Steht die Abrechnung noch unter Vorbehalt, etwa weil ein Posten strittig ist, kann sich die Auszahlung verzögern. Das entbindet deinen Vermieter aber nicht davon, dir das zu erklären. Bleibt diese Erklärung aus, gilt weiterhin: nachfragen, dann schriftlich mit Termin nachhaken.

Der Musterbrief: Bitte um Auszahlung deines Guthabens⁠

Bevor du den Brief abschickst: Stimmt der Betrag, den du hineinschreibst? Rechne einmal nach: Summe deiner Vorauszahlungen laut Kontoauszug minus deine Kosten laut Abrechnung. Bei 12 × 150 Euro Vorauszahlung und 1.532 Euro Kosten sind das 268 Euro. Weicht dein Ergebnis vom ausgewiesenen Guthaben ab, frag zuerst nach der Differenz.

Kopiere die Vorlage, ergänze deine Daten und passe das Datum an deine Situation an. Verschicke den Brief idealerweise per Einwurf-Einschreiben, damit du den Zugang später nachweisen kannst.

Vor dem Absenden prüfen

• Stimmt der Betrag exakt mit der Abrechnung überein?
• Hast du Kopie und Versandnachweis aufbewahrt?
• Hast du ein realistisches Datum genannt? 14 Tage sind ein guter Richtwert.

Was passiert, wenn dein Vermieter trotzdem nicht zahlt⁠

Bleibt das Datum ohne Zahlung und ohne Antwort, schreib ein zweites Mal: mit Bezug auf dein erstes Schreiben, dem Betrag und einem neuen Datum. Heb Kopien und Versandnachweise auf.

Zur rechtlichen Einordnung, allgemein: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht, kommt er nach § 286 Abs. 1 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) in Verzug. Für Geldforderungen gibt es außerdem das gerichtliche Mahnverfahren (§ 688 ZPO⁠ (öffnet in neuem Tab)).

Manche Mieter ziehen das Guthaben von der nächsten Miete ab. Rechtlich ist das eine Aufrechnung (§§ 387, 388 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Viele Mietverträge beschränken sie, und das Gesetz setzt solchen Klauseln nur für bestimmte Forderungen Grenzen (§ 556b Abs. 2 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab), § 309 Nr. 3 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Ist eine Aufrechnung nicht wirksam oder der Betrag falsch berechnet, entsteht ein Mietrückstand, aus dem im äußersten Fall eine Kündigung folgen kann.

Ob Verzug eingetreten ist und welcher Weg in deinem Fall passt, klären der örtliche Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Was das Gesetz zu Verzugszinsen, Aufrechnung und Mahnverfahren allgemein vorsieht, erklärt unser Ratgeber Vermieter zahlt Guthaben nicht aus.

Die Verjährungsfrist im Blick behalten⁠

Die Forderung aus dem Guthaben verfällt nicht von selbst, aber sie verjährt. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)), beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem du die Abrechnung erhalten hast (§ 199 Abs. 1 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Wartest du zu lange mit dem Einfordern, kann dein Vermieter sich später auf die Verjährung berufen – selbst wenn das Guthaben unstrittig ist.

Drei Jahre klingen nach viel Zeit. Trotzdem gilt: Je früher du nachhakst, desto unkomplizierter läuft es meist. Belege sind frischer, Ansprechpartner noch im Amt, und du musst nicht parallel auch noch die Verjährung im Auge behalten. Mehr Details zu Fristen rund um deine Abrechnung erklärt unser Artikel zur Verjährung der Heizkostenabrechnung.

Guthaben einfordern ist nicht dasselbe wie Widerspruch einlegen

Ein häufiges Missverständnis: Wer sein Guthaben einfordert, muss die Abrechnung nicht automatisch anzweifeln. Die beiden Schritte sind unabhängig voneinander. Du kannst eine Abrechnung für korrekt halten und trotzdem nach dem ausstehenden Geld fragen. Genau dafür ist der Musterbrief oben gedacht.

Hast du hingegen Zweifel an einzelnen Positionen oder vermutest, dass die Abrechnung zu deinen Lasten falsch ist, ist das ein eigener Vorgang: Einwendungen gegen die Abrechnung selbst. Sie sind dem Vermieter nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Beides lässt sich auch kombinieren, etwa wenn du nach dem ausgewiesenen Guthaben fragst und parallel um Erläuterung und Belege zu einzelnen Posten bittest.

Praxisbeispiel: Wie Jonas sein Guthaben nachgerechnet hat⁠

(Dieses Beispiel ist illustrativ und vereinfacht einen typischen Ablauf.)

Jonas aus Köln erhielt im Februar seine Nebenkostenabrechnung: 1.800 Euro Vorauszahlungen (12 × 150 Euro) minus 1.532 Euro Kosten, also 268 Euro Guthaben. Sechs Wochen später war nichts überwiesen. Bevor er schrieb, prüfte er die Zahlen: Alle 12 Raten stehen auf dem Kontoauszug, die Wohnfläche passt. Aber die Hausmeisterkosten standen zweimal in der Aufstellung, als „Hausmeister“ und als „Hauswart“, mit derselben Rechnungssumme. Sein Anteil: 43 Euro.

Er fragte die Hausverwaltung freundlich, wann das Guthaben überwiesen wird, bat um Prüfung des doppelten Postens und um Einsicht in die Belege (§ 556 Abs. 4 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Die Verwaltung bestätigte den Buchungsfehler, korrigierte die Abrechnung und überwies 311 Euro (268 + 43 Euro). Ob darüber hinaus Verzugszinsen in Frage kommen, ist eine Rechtsfrage, die im Einzelfall Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht klären.

Was tun bei hartnäckiger Verweigerung⁠

Manchmal reicht ein Brief allein nicht. Wenn dein Vermieter wiederholt nicht reagiert oder das Guthaben grundsätzlich bestreitet, lohnt sich eine zweite Meinung, bevor du weitere Schritte gehst.

Lass die Zahlen dafür noch einmal unabhängig nachrechnen, damit du weißt, ob der Betrag rechnerisch stimmt. Für die rechtliche Einschätzung und das weitere Vorgehen sind Mieterverein oder Fachanwalt die richtigen Stellen. Willst du selbst einzelne Posten der Abrechnung beanstanden, findest du Vorlagen im Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.