Abrechnung zu spät? Musterbrief zum Zurückweisen der Nachforderung

Die Abrechnung kam zu spät – über zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Und trotzdem steht eine saftige Nachzahlung darin. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen musst du diese Nachforderung nicht zahlen. Du musst es dem Vermieter nur sauber mitteilen.

Genau dafür ist dieser Artikel da. Du bekommst den fertigen Musterbrief, mit dem du eine verspätete Nachforderung zurückweist – plus eine Variante für den Fall, dass dir trotz Verspätung ein Guthaben zusteht.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB)
• Kommt die Abrechnung später, ist die Nachforderung in der Regel ausgeschlossen
• Ein Guthaben steht dir trotzdem zu – die Frist schützt nur vor Nachforderungen
• Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten
• Unten findest du zwei Musterbriefe zum direkten Kopieren

Die Frist, die dich schützt

Im Kern ist die Regel einfach. Dein Vermieter muss dir die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Das steht in § 556 Abs. 3 BGB.

Ein Beispiel macht es greifbar: Wird das Kalenderjahr 2024 abgerechnet, endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2024. Die Abrechnung muss dann bis spätestens 31. Dezember 2025 bei dir sein. Kommt sie im Februar 2026, ist sie zu spät.

Die Folge ist deutlich: Eine Nachforderung kann der Vermieter nach Fristablauf grundsätzlich nicht mehr durchsetzen – unabhängig davon, ob die Kosten inhaltlich korrekt wären. Die Frist wirkt als Ausschlussfrist.

Ein wichtiger Unterschied bleibt: Die Frist schützt dich vor Nachzahlungen. Ein Guthaben zu deinen Gunsten musst du dir trotzdem auszahlen lassen – das verfällt nicht.

Die eine Ausnahme, die du kennen solltest

So stark die Frist ist – sie hat eine Hintertür. Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, bleibt die Nachforderung ausnahmsweise zulässig. Gemeint sind echte Ausnahmefälle, etwa wenn ein Versorger seine eigene Schlussrechnung verspätet liefert und der Vermieter deshalb nicht rechtzeitig abrechnen konnte.

Der bloße Hinweis „Wir hatten viel zu tun" reicht dafür nicht. Die Hürde ist hoch, und der Vermieter muss den Grund darlegen. Behauptet er eine solche Ausnahme, lohnt sich ein prüfender Blick – oder fachlicher Rat.

Musterbrief 1: Nachforderung wegen Verspätung zurückweisen

Der Standardfall: Die Abrechnung kam zu spät, du sollst nachzahlen, du weist die Forderung zurück.

Musterbrief 2: Guthaben trotz verspäteter Abrechnung einfordern

Die Abrechnung kam zu spät – aber sie weist ein Guthaben für dich aus? Dann steht es dir zu. Fordere es ein.

So reagierst du richtig

Drei Punkte, damit dein Schreiben wirkt. Erstens: Datum festhalten. Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei dir ankam – im Zweifel zählt der Eingang im Briefkasten. Notiere ihn dir.

Zweitens: schriftlich und nachweisbar. Schick das Schreiben per Einschreiben oder lass dir den Zugang anderweitig bestätigen. Im Streit musst du belegen können, dass und wann du widersprochen hast.

Drittens: nicht vorschnell zahlen. Hast du die Nachzahlung schon überwiesen, ist nicht alles verloren – aber das Zurückholen ist mühsamer. Prüfe die Frist, bevor du zahlst. Bist du unsicher, ob die Verspätung wirklich greift, hilft dir unser ausführlicher Ratgeber Heizkostenabrechnung zu spät? Dann musst du nicht nachzahlen weiter.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder hohen Streitwerten empfehlen wir den örtlichen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.

Weiterführende Artikel:

• Heizkostenabrechnung zu spät? Dann musst du nicht nachzahlen
• Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
• Vermieter zahlt Guthaben nicht – was tun?

Quellen:

• § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten (öffnet in neuem Tab)
• Deutscher Mieterbund (öffnet in neuem Tab)