Die Abrechnung kam zu spät – über zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Und trotzdem stehen 480 Euro Nachzahlung darin. Das Gesetz hat für diesen Fall eine klare Regel: Nach § 556 Abs. 3 BGB (öffnet in neuem Tab) ist eine Nachforderung nach Fristablauf ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Ob die Frist in deinem Fall wirklich abgelaufen ist, hängt an zwei Daten: dem Ende des Abrechnungszeitraums und dem Tag, an dem die Abrechnung bei dir ankam. Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Frist nachrechnest, und gibt dir einen Musterbrief, mit dem du das Zugangsdatum festhältst und beim Vermieter nachfragst. Dazu kommt eine Vorlage für den Fall, dass die verspätete Abrechnung ein Guthaben ausweist.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB)
- Kommt die Abrechnung später, ist die Nachforderung in der Regel ausgeschlossen
- Ein Guthaben des Mieters verfällt nicht – die Frist schließt nur Nachforderungen aus
- Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten
- Unten findest du zwei Musterbriefe: eine Nachfrage zum Zugang und eine Bitte um Auszahlung des Guthabens
Die Frist, die dich schützt
Im Kern ist die Regel einfach. Dein Vermieter muss dir die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Das steht in § 556 Abs. 3 BGB.
Ein Beispiel macht es greifbar: Wird das Kalenderjahr 2024 abgerechnet, endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2024. Die Abrechnung muss dann bis spätestens 31. Dezember 2025 bei dir sein. Kommt sie im Februar 2026, ist sie zu spät.
Die Folge ist deutlich: Eine Nachforderung kann der Vermieter nach Fristablauf grundsätzlich nicht mehr durchsetzen – unabhängig davon, ob die Kosten inhaltlich korrekt wären. Die Frist wirkt als Ausschlussfrist.
Ein wichtiger Unterschied bleibt: Die Frist schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus. Ein Guthaben zugunsten des Mieters verfällt dadurch nicht.
Die eine Ausnahme, die du kennen solltest
So stark die Frist ist – sie hat eine Hintertür. Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, bleibt die Nachforderung ausnahmsweise zulässig. Gemeint sind echte Ausnahmefälle, etwa wenn ein Versorger seine eigene Schlussrechnung verspätet liefert und der Vermieter deshalb nicht rechtzeitig abrechnen konnte.
Der bloße Hinweis „Wir hatten viel zu tun" reicht dafür nicht. Die Hürde ist hoch, und der Vermieter muss den Grund darlegen. Ob ein Grund im Einzelfall ausreicht, ist eine Rechtsfrage für Mieterverein oder Fachanwalt.
Bevor du schreibst: die zwei Daten nachsehen
Leg die Abrechnung und den Umschlag vor dich und schreib dir drei Dinge auf:
- Ende des Abrechnungszeitraums. Steht oben auf der Abrechnung, etwa „01.01.2024 – 31.12.2024“. Plus zwölf Monate ergibt das Fristende, hier der 31.12.2025.
- Zugangsdatum. Der Tag, an dem die Abrechnung in deinem Briefkasten oder Postfach lag. Für die Frist zählt dieser Tag, nicht das Datum auf dem Schreiben. Fotografiere den Umschlag mit Poststempel.
- Betrag. Die ausgewiesene Nachzahlung, zum Beispiel 480 Euro, und deine Vorauszahlungen laut Abrechnung. Vergleiche die Summe der Vorauszahlungen mit deinen Kontoauszügen.
Liegt das Zugangsdatum nach dem Fristende, spricht viel für eine verspätete Abrechnung. Ob sich der Vermieter auf eine Ausnahme berufen kann, weißt du damit noch nicht. Genau danach fragt der erste Brief.
Musterbrief 1: Nachfrage zum Zugang der verspäteten Abrechnung
Der Standardfall: Die Abrechnung kam spät, du sollst nachzahlen. Mit diesem Schreiben hältst du fest, wann sie bei dir ankam, und bittest den Vermieter, Versand und Verspätung zu erläutern. Eine rechtliche Bewertung enthält der Brief bewusst nicht.
[Dein Name] [Deine Anschrift]
[Name des Vermieters / der Hausverwaltung] [Anschrift]
[Ort], [Datum]
Betreff: Nebenkostenabrechnung [Abrechnungsjahr] – Zugangsdatum und Bitte um Erläuterung
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [z. B. 01.01.2024 bis 31.12.2024] ist mir am [Datum des Erhalts] zugegangen. Das Schreiben trägt das Datum [Datum auf der Abrechnung], der Umschlag den Poststempel [Datum]. Ein Foto des Umschlags liegt mir vor.
Der Abrechnungszeitraum endete am [z. B. 31.12.2024]. Bitte teilen Sie mir mit:
- wann und auf welchem Weg Sie die Abrechnung an mich versandt haben,
- ob es Gründe gab, aus denen die Abrechnung nicht früher erstellt werden konnte, und falls ja, welche (zum Beispiel eine verspätete Rechnung eines Versorgers, gern mit Beleg).
Die Abrechnung weist eine Nachzahlung von [Betrag] Euro aus. Bevor ich mich dazu äußere, bitte ich um Ihre Antwort bis zum [Datum, z. B. drei Wochen ab heute].
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift] [Dein Name]
Ersetze die Platzhalter in [eckigen Klammern] mit deinen Daten
Musterbrief 2: Guthaben trotz verspäteter Abrechnung einfordern
Die Abrechnung kam zu spät – aber sie weist ein Guthaben für dich aus? Die Frist nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus, ein Guthaben verfällt dadurch nicht. Mit dieser Vorlage bittest du um die Auszahlung.
[Dein Name] [Deine Anschrift]
[Name des Vermieters / der Hausverwaltung] [Anschrift]
[Ort], [Datum]
Betreff: Nebenkostenabrechnung [Abrechnungsjahr] – Auszahlung des Guthabens
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] weist ein Guthaben zu meinen Gunsten in Höhe von [Betrag] Euro aus.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum, ca. 2 Wochen] auf folgendes Konto:
[Kontoinhaber] [IBAN]
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift] [Dein Name]
Ersetze die Platzhalter in [eckigen Klammern] mit deinen Daten
Worauf du beim Schreiben achtest
Erstens: Datum festhalten. Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei dir ankam – im Zweifel zählt der Eingang im Briefkasten. Notiere ihn dir und bewahre den Umschlag auf.
Zweitens: schriftlich und nachweisbar. Schick das Schreiben per Einschreiben oder lass dir den Zugang anderweitig bestätigen. So lässt sich später belegen, dass und wann du nachgefragt hast.
Drittens: die Antwort abwarten und dann einordnen lassen. Wie die Frist berechnet wird und welche Ausnahmen es gibt, erklärt unser Ratgeber Heizkostenabrechnung zu spät? ausführlich.
Ob du die Nachforderung zahlen musst: Das klären Mieterverein oder Fachanwalt
Bewusst enthält dieser Artikel keinen Brief, der die Nachforderung zurückweist. Ob die Frist in deinem Fall abgelaufen ist, ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat und wie du auf die Nachforderung reagierst, sind Rechtsfragen. Die klären der örtliche Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Nimm die Abrechnung, den Umschlag, deine Notizen zum Zugang und die Antwort des Vermieters mit.
Der Brief ist fertig – stimmen die Zahlen darin?
Ein Musterbrief ist nur so gut wie die Zahlen, auf die er sich stützt. Ein Experte rechnet deine Abrechnung vorher Position für Position nach und zeigt dir, welche Zahlen auffallen und welche Belege du anfordern kannst. Ob du den Brief so abschickst, klärst du im Zweifel mit deinem Mieterverein. Was du bekommst
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Häufige Fragen zur verspäteten Abrechnung
Wie berechne ich, ob die Abrechnung zu spät kam?
Bekomme ich mein Guthaben auch bei verspäteter Abrechnung?
Was ist, wenn der Vermieter sagt, er konnte nichts dafür?
Muss ich trotzdem widersprechen, wenn die Frist klar abgelaufen ist?
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder hohen Streitwerten empfehlen wir den örtlichen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.
Weiterführende Artikel:
- Heizkostenabrechnung zu spät? Fristen und Folgen
- Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
- Vermieter zahlt Guthaben nicht – was tun?
Quellen:
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