Heizkostenabrechnung: Messdienst oder Vermieter fragen?

Oben rechts ein Logo: Techem, ista, Minol, Brunata-Metrona oder KALO. Unten eine Nachzahlung von 412 Euro. Und dazwischen eine Zahl, die du dir nicht erklären kannst: 4.200 Verbrauchseinheiten, obwohl es im Vorjahr noch 2.600 waren.

Also willst du nachfragen. Nur bei wem? Die Abrechnung sieht aus, als käme sie vom Messdienst. Der Brief kam aber von deiner Hausverwaltung. Und im Mietvertrag steht ohnehin ein ganz anderer Name.

Die kurze Antwort: Dein Ansprechpartner für alles, was Geld und Rechte betrifft, ist dein Vermieter. Der Messdienst ist sein Dienstleister, nicht deiner. Das klingt nach einer Formalie, hat aber eine Folge, die richtig teuer werden kann: Eine Einwendung, die nur beim Messdienst landet, hilft dir unter Umständen nicht. Für ein paar Anliegen ist der Messdienst trotzdem die schnellere Adresse. Welche das sind, steht in der Tabelle weiter unten.

Das Wichtigste in Kürze

• Dein Vertragspartner ist der Vermieter. Er schuldet dir die Abrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)), auch wenn ein Messdienst sie erstellt hat.
• Einwendungen gehören an den Vermieter, und zwar spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung.
• Belegeinsicht gewährt der Vermieter (§ 556 Abs. 4 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Die Unterlagen des Messdienstes bekommst du über ihn.
• Den Messdienst kontaktierst du sinnvoll bei Ablesetermin, Gerätedefekt und technischen Fragen zu einzelnen Werten.

Warum der Vermieter dein Ansprechpartner ist, auch wenn Techem oben draufsteht⁠

Bei der Heizkostenabrechnung gibt es drei Beteiligte, aber nur zwei Verträge. Du hast einen Mietvertrag mit deinem Vermieter. Dein Vermieter hat einen Vertrag mit dem Messdienst. Zwischen dir und dem Messdienst gibt es keinen.

Das Bundeskartellamt hat genau dieses Dreieck in seiner Sektoruntersuchung zum Submetering⁠ (öffnet in neuem Tab) beschrieben: Die Nutzer tragen überwiegend die Kosten, „ohne selbst Vertragspartner der Ablesedienste zu sein". Vertragspartner sind üblicherweise Hauseigentümer und Vermieter, die die Kosten auf ihre Mieter umlegen. Deshalb kannst du den Messdienst auch nicht selbst wechseln. Warum das so ist und wo du trotzdem ansetzen kannst, erklären wir in Messdienst wechseln als Mieter.

Die Pflicht zur Abrechnung liegt beim Vermieter. § 556 Abs. 3 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) sagt: Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung ist „dem Mieter" spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Wer sie technisch erstellt, spielt dafür keine Rolle. Auch die Heizkostenverordnung adressiert den Gebäudeeigentümer, nicht den Messdienst: Er hat die Kosten nach § 6 Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) auf die Nutzer zu verteilen.

Und wenn der Fehler beim Messdienst liegt? Dann ändert das an deinem Ansprechpartner nichts. Nach § 278 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) hat ein Schuldner das Verschulden der Personen, „deren er sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeit bedient", wie eigenes zu vertreten. Beauftragt dein Vermieter einen Messdienst mit seiner Abrechnung, bedient er sich dieses Dienstleisters für eine Pflicht, die er dir gegenüber hat. Ob er sich den Fehler im Streitfall zurechnen lassen muss, entscheidet am Ende ein Gericht. Für dich bedeutet das in der Praxis: Der Hinweis „Da müssen Sie sich an den Messdienst wenden" ändert nichts daran, wer dir die Abrechnung schuldet.

Eine Besonderheit gibt es bei vermieteten Eigentumswohnungen. Dort ist dein Vermieter der Wohnungseigentümer, nicht die Eigentümergemeinschaft und nicht deren Verwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab)). Deine Einwendung geht also an die Person oder Firma, mit der du den Mietvertrag hast.

Messdienst oder Vermieter: die Übersicht nach Anliegen⁠

Hier die Faustregel in Tabellenform. Links steht, was du willst, in der Mitte, an wen du dich wendest, rechts, warum.

Das Muster dahinter: Sobald es um Geld, Fristen oder Rechte geht, ist der Vermieter dran. Geht es um ein Gerät in deiner Wohnung oder einen Termin, ist der Messdienst oft schneller.

Wann der Messdienst trotzdem der richtige Kontakt ist⁠

Der Messdienst ist nicht dein Gegner und auch keine Sackgasse. Für drei Dinge ist er oft die schnellere Adresse.

Ablesetermin

Hast du noch Geräte, die vor Ort abgelesen werden, kündigt der Messdienst den Termin meist per Aushang oder Brief an. Passt dir der Termin nicht, klärst du das am schnellsten direkt mit dem Unternehmen, das die Ablesung durchführt. Bei solchen Geräten soll dir das Ableseergebnis nach § 6 Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Heb das Protokoll auf, es ist später dein Vergleichswert.

Gerätedefekt

Ein Heizkostenverteiler mit leerem Display oder ein abgefallenes Gerät sollte schnell auffallen. Fällt ein Gerät aus, wird dein Verbrauch nach § 9a HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) ermittelt, etwa aus früheren Zeiträumen oder vergleichbaren Räumen. Melde den Defekt deshalb schriftlich beim Vermieter. So ist dokumentiert, wann du ihn bemerkt hast. Die technische Prüfung übernimmt dann meist der Messdienst.

Technische Fragen zu einzelnen Werten

Warum steht bei deinem Badheizkörper ein Faktor von 1,5? Was bedeutet der Stichtagswert? Solche Fragen kann der Messdienst oft am genauesten beantworten, weil er die Geräte kennt. Eine gute Einführung dazu steht in unserem Artikel Heizkostenabrechnung: Die großen Messdienste im Überblick. Wichtig ist nur: Eine telefonische Auskunft ersetzt keine Einwendung. Wenn dich die Antwort nicht überzeugt, geht die schriftliche Beanstandung trotzdem an den Vermieter.

Sonderfall: die monatliche Verbrauchsinformation

Sind in deiner Wohnung fernablesbare Geräte eingebaut, muss dir der Gebäudeeigentümer seit dem 1. Januar 2022 monatlich eine Verbrauchsinformation mitteilen (§ 6a Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab)). In der Praxis kommt sie oft per App, Portal oder E-Mail vom Messdienst. Rechtlich bleibt es aber die Pflicht des Gebäudeeigentümers. Fehlt die Information, sieht § 12 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) ein Kürzungsrecht von 3 Prozent vor. Was genau drinstehen muss, erklärt unser Artikel zur unterjährigen Verbrauchsinformation.

Einwendungen: Warum der Adressat über die Frist entscheiden kann⁠

Jetzt wird es ernst. § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) sagt wörtlich: „Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen." Danach kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Das Gesetz nennt ausdrücklich den Vermieter als Empfänger. Ob eine E-Mail, die du nur an die Service-Adresse des Messdienstes geschickt hast, die Frist wahrt, ist mindestens unsicher. Hat der Vermieter eine Hausverwaltung, die in seinem Namen abrechnet und auf der Abrechnung als Kontakt steht, schreibst du an sie. Im Zweifel schickst du das Schreiben an beide: Vermieter und Hausverwaltung. Den Messdienst kannst du in Kopie setzen, er ersetzt aber keinen der beiden.

Wie die Frist genau berechnet wird und was nach ihrem Ablauf noch möglich ist, steht in unserem Artikel zur Einwendungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung. Den Ablauf eines Widerspruchs Schritt für Schritt findest du unter Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung.

Rechenbeispiel: Was an der richtigen Adresse hängt

Nehmen wir Nina. Sie wohnt auf 72 m² in einem Haus mit 1.600 m² Wohnfläche. Ihre Abrechnung ist am 20. Oktober 2026 bei ihr angekommen. Die Heizkosten des Hauses (ohne Warmwasser) betragen 20.000 Euro, verteilt wird 70/30.

Beispielwerte zur Veranschaulichung.

Ob die 4.200 Einheiten stimmen, weiß Nina noch nicht. Vielleicht war der Winter kalt, vielleicht wurde ein Gerät falsch zugeordnet. Klar ist nur: Es geht um bis zu 280 Euro. Ihre Einwendung muss spätestens bis Oktober 2027 beim Vermieter sein. Schreibt sie nur dem Messdienst und der leitet nichts weiter, steht sie im Herbst 2027 womöglich mit einer Einwendung da, die den Vermieter nie erreicht hat.

Deshalb gilt: Technische Frage an den Messdienst, gern. Die Beanstandung selbst, schriftlich und mit Datum, an den Vermieter.

Belegeinsicht: Die Unterlagen des Messdienstes bekommst du über den Vermieter⁠

Der Messdienst hat die Zahlen, auf die es ankommt: die Gesamtabrechnung für das Haus, die Ablesewerte aller Wohnungen, die Bewertungsfaktoren der Heizkörper. Anfordern musst du sie trotzdem beim Vermieter. § 556 Abs. 4 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) bestimmt: „Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren." Er darf sie auch elektronisch bereitstellen.

Wie weit dieses Recht reicht, hat der Bundesgerichtshof 2018 klargestellt (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17⁠ (öffnet in neuem Tab)). Mieter können Einsicht in die vom Vermieter erhobenen Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer im Haus verlangen. Ein besonderes Interesse müssen sie dafür nicht darlegen, das allgemeine Interesse an der Kontrolle der Abrechnung genügt. Und solange der Vermieter eine berechtigt verlangte Einsicht verweigert, müssen Mieter die Nachzahlung nach dem Urteil nicht leisten. Ob das in deinem Fall so ist, etwa ob dein Verlangen berechtigt war und die Einsicht tatsächlich verweigert wurde, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Liegen die Unterlagen beim Messdienst, muss der Vermieter sie sich dort beschaffen. Das ist sein Aufwand, nicht deiner.

Und wenn die Antwort lautet: „Die Gesamtabrechnung haben wir nicht, die hat nur der Messdienst"? Dann bleib freundlich, aber bei deiner Bitte. Die Heizkostenabrechnung ist die Abrechnung deines Vermieters, und die Belege dazu gehören zu seiner Abrechnung. Setz ihm eine angemessene Frist, etwa drei Wochen, und halte schriftlich fest, wann du was angefragt hast. Diese Dokumentation hilft dir später, falls es doch zum Streit kommt. Welche Unterlagen genau du verlangen kannst, erklären wir in Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung und speziell für die Heizkosten in Gesamtabrechnung der Heizkosten anfordern.

So gehst du vor: Schritt für Schritt⁠

1. Zugangsdatum notieren. Schreib auf die Abrechnung, wann sie im Briefkasten lag. Ab diesem Tag läuft deine Zwölf-Monats-Frist.
2. Absender und Vertragspartner prüfen. Wer steht im Mietvertrag als Vermieter? Wer hat die Abrechnung verschickt? Diese beiden sind deine Adressaten.
3. Technische Fragen klären. Ist dir ein einzelner Wert unklar, zum Beispiel ein Faktor oder ein Ablesewert, frag den Messdienst. Notiere Datum, Gesprächspartner und Antwort.
4. Auffälligkeiten nachrechnen. Preis je Einheit, Einheiten gegenüber dem Vorjahr, Vorauszahlungen. Oft reicht ein Taschenrechner.
5. Schriftlich an den Vermieter. Auffällige Zahlen benennen, um Prüfung bitten und Unterlagen anfordern, alles in einem Schreiben. Den Musterbrief findest du direkt darunter.
6. Zugang nachweisen. Einschreiben, Fax mit Sendebericht oder E-Mail mit Lesebestätigung. Heb eine Kopie auf.
7. Belege einsehen und nachhaken. Kommt keine Antwort, setz eine Frist und erinnere schriftlich.

Genau bei Schritt 4 merken viele: Die Zahlen stehen zwar alle da, aber was davon auffällig ist, lässt sich allein kaum sicher sagen. Beim Experten-Check rechnen wir die Abrechnung nach und zeigen dir, welche Werte du beim Vermieter hinterfragen kannst.

Musterbrief: Nachfrage und Beanstandung an den Vermieter⁠

Diesen Brief kannst du an deine Situation anpassen. Streiche, was nicht auf dich zutrifft, und ergänze die konkreten Punkte, die dir aufgefallen sind.

Der Brief sagt bewusst nichts dazu, ob und wie du eine Nachzahlung bis zur Klärung zahlst. Das ist eine rechtliche Frage. Was eine Zahlung unter Vorbehalt allgemein bedeutet, erklärt der Artikel Nachzahlung unter Vorbehalt zahlen. Dieser Artikel erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie du in deinem Fall vorgehst, klären der Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht.