Ablesetermin verpasst? Das passiert mit deinen Heizkosten

Dienstag, 8 bis 12 Uhr. So stand es auf dem Zettel im Treppenhaus, darunter das Logo eines Messdienstes. Du hast ihn gesehen, kurz genickt und dann vergessen. Jetzt steckt eine Karte im Briefkasten: „Wir haben Sie leider nicht angetroffen."

Kein Drama. Einen Ablesetermin zu verpassen, passiert schnell, und in aller Regel gibt es einen zweiten. Ärgerlich wird es erst, wenn gar nicht abgelesen wird. Dann steht in deiner nächsten Heizkostenabrechnung ein geschätzter Verbrauch, und der kann höher liegen als das, was du tatsächlich geheizt hast.

Hier liest du, was nach einem verpassten Termin passiert, ob du den Ableser überhaupt reinlassen musst, wer einen Zusatztermin bezahlt und wie die Schätzung funktioniert. Und du bekommst einen Musterbrief, mit dem du einen Ersatztermin anfragst oder deine selbst abgelesenen Werte meldest.

Das Wichtigste in Kürze

• Nach einem verpassten ersten Termin kündigen Messdienste üblicherweise einen zweiten Termin an. Warte nicht darauf, sondern melde dich selbst.
• Zutritt zur Wohnung müssen Mieter nach der BGH-Rechtsprechung nur mit Vorankündigung und konkretem sachlichem Grund gewähren. Für die Ablesung liegt ein solcher Grund nahe, weil der Vermieter den Verbrauch erfassen muss.
• Ob du einen Zusatztermin bezahlen musst, ist nicht einheitlich geklärt. Das LG München I hat eine Klausel für unwirksam erklärt, die schon den zweiten Termin kostenpflichtig machte.
• Klappt gar keine Ablesung, wird der Verbrauch nach § 9a HeizkostenV ermittelt, etwa aus deinem Vorjahr. Betrifft das mehr als 25 Prozent der Fläche im Haus, wird das ganze Haus nach Wohnfläche oder umbautem Raum abgerechnet.
• Eine korrekte Schätzung nach § 9a ist kein Fall für die 15-Prozent-Kürzung. Das hat der BGH entschieden.

Was nach einem verpassten Termin normalerweise passiert⁠

Die Ablesung der Heizkostenverteiler findet meist einmal im Jahr statt, rund um den Stichtag des Abrechnungszeitraums. Angekündigt wird sie per Aushang oder Karte. Die Stiftung Warentest nennt als üblichen Vorlauf etwa zehn Tage⁠ (öffnet in neuem Tab).

Bist du nicht da, hinterlässt der Ableser in der Regel eine Nachricht mit einem zweiten Termin oder einer Telefonnummer. Den Absender kennst du von deiner Abrechnung: Das kann zum Beispiel Techem, ista oder Minol sein, je nachdem, welchen Messdienst dein Vermieter beauftragt hat. Wie die Abrechnungen dieser Firmen aufgebaut sind, erklären wir in den Artikeln zur Techem-Heizkostenabrechnung und zur ista-Heizkostenabrechnung.

Warum ein späterer Termin meist kein Problem ist

Elektronische Heizkostenverteiler merken sich den Wert vom Stichtag. Danach springt die Anzeige auf null und zählt neu, der Stichtagswert bleibt im Gerät gespeichert. So beschreibt es zum Beispiel ista für seine Geräte⁠ (öffnet in neuem Tab): Das Display wechselt zwischen aktuellem Wert und Stichtagswert. Ein Ableser kann den Jahreswert deshalb oft auch Wochen später noch sauber erfassen.

Bei Verdunster-Röhrchen ist das schwieriger. Die Flüssigkeit verdunstet weiter, bis das Röhrchen getauscht wird. Je später abgelesen wird, desto mehr Wärme aus dem neuen Jahr landet im alten.

Wie du die Anzeige an deinem Gerät selbst liest und welche Zahl der Stichtagswert ist, erklärt unser Artikel Heizkostenverteiler ablesen und verstehen.

Selbstablesung: manchmal möglich, aber nicht automatisch gültig

Manche Messdienste akzeptieren bei elektronischen Geräten auch Werte, die du selbst abliest. Meist müssen Vermieter oder Hausverwaltung diese Werte aber freigeben. Ob das bei dir geht, steht auf der Terminkarte oder erfährst du über die Telefonnummer darauf. Verlassen solltest du dich nicht darauf: Eine Selbstablesung ist ein Angebot, kein Ersatz, den du einfordern kannst.

Trotzdem lohnt sich ein Foto aller Geräte mit Datum. Es kostet dich zwei Minuten und ist später dein Vergleichswert, falls in der Abrechnung etwas nicht passt.

Muss ich den Ableser in die Wohnung lassen?⁠

Kurze Antwort: In aller Regel ja, nach Vorankündigung. Aber nicht zwingend zu genau dem Termin, der im Treppenhaus hängt.

Der Bundesgerichtshof hat 2014 entschieden, dass eine Pflicht des Mieters, dem Vermieter nach entsprechender Vorankündigung Zutritt zu gewähren, nur besteht, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt, der sich zum Beispiel aus der Bewirtschaftung des Objekts ergeben kann (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13⁠ (öffnet in neuem Tab)). Für die jährliche Ablesung der Messgeräte liegt ein solcher Grund nahe: Nach § 4 Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) muss der Gebäudeeigentümer den Verbrauch jeder Wohnung erfassen, und nach § 4 Abs. 2 müssen Nutzer die Ausstattung dafür dulden.

Das heißt umgekehrt: Einen Termin, der dir nicht passt, musst du nicht einfach hinnehmen. Du kannst um einen anderen bitten, einem Nachbarn den Schlüssel geben oder jemanden bitten, zu öffnen. Wichtig ist, dass du reagierst. Wer gar nichts tut, riskiert die Schätzung.

Wer bezahlt einen zweiten oder dritten Termin?⁠

Hier wird es unübersichtlich, weil es keine Regel in der Heizkostenverordnung dazu gibt.

Manche Messdienste berechnen Zusatzanfahrten demjenigen, der den Termin verpasst hat. Die Gerichte sehen das nicht durchweg so. Das Landgericht München I (Urteil vom 22.02.2001, 12 O 7987/00)⁠ (öffnet in neuem Tab) hat die Klausel eines Messdienstes für unwirksam erklärt, nach der die Kosten eines Einzeltermins direkt dem Mieter in Rechnung gestellt wurden. Das Gericht hielt zwei kostenfreie Ableseversuche für angemessen, weil ein Mieter den ersten Termin auch ohne eigenes Verschulden verpassen kann.

Das ist ein Landgerichtsurteil zu einer bestimmten Klausel, keine allgemeine Regel des BGH. Eine Rechnung für den zweiten Termin lohnt deshalb einen genauen Blick: Wer stellt sie, und auf welcher Grundlage? Ob sie in deinem Fall berechtigt ist, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht. Anders kann es aussehen, wenn du mehrere rechtzeitig angekündigte Termine ohne Rückmeldung verstreichen lässt. Dann kommt eine Schadensersatzforderung eher in Betracht, ob sie berechtigt ist, hängt aber vom Einzelfall ab.

Wenn gar nicht abgelesen wird: die Schätzung nach § 9a HeizkostenV⁠

Irgendwann ist die Geduld des Messdienstes am Ende. Dann wird geschätzt. Die Heizkostenverordnung nennt das nicht „schätzen", sondern „ermitteln".

Nach § 9a Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) gilt: Kann der Verbrauch wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ermittelt ihn der Gebäudeeigentümer. Dafür nennt die Verordnung drei Grundlagen:

• den Verbrauch deiner Räume in vergleichbaren Zeiträumen, meist dein Vorjahr,
• den Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum,
• den Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Der ermittelte Wert wird dann so behandelt, als wäre er gemessen worden.

Ob ein verpasster Termin ein solcher „zwingender Grund" ist, steht so nicht in der Verordnung. Der BGH hat den Begriff aber weit verstanden: Schon ein Ablesefehler, der sich nicht mehr nachträglich korrigieren lässt, reicht aus (BGH, Urteil vom 16.11.2005, VIII ZR 373/04⁠ (öffnet in neuem Tab)). Umgekehrt ist das ein gutes Argument für dich: Ist der Stichtagswert im Gerät noch gespeichert, lässt sich die Ablesung nachholen. Genau darum kannst du bitten.

Die 25-Prozent-Grenze

Eine Schätzung ist nicht beliebig ausdehnbar. Betrifft sie mehr als 25 Prozent der gesamten Wohn- oder Nutzfläche des Hauses, werden die Kosten nach § 9a Abs. 2 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) ausschließlich nach Fläche (oder umbautem Raum) verteilt. Und zwar für alle, auch für die Wohnungen, die ordentlich abgelesen wurden.

Ein Beispiel: Ein Haus hat acht gleich große Wohnungen. Bei drei davon kam keine Ablesung zustande. Das sind 37,5 Prozent der Fläche. Also wird in diesem Jahr das gesamte Haus nur nach Wohnfläche oder umbautem Raum abgerechnet. Wer sparsam geheizt hat, zahlt dann mit für die Nachbarn.

Warum die 15-Prozent-Kürzung hier meist nicht greift

„Geschätzt" klingt nach Kürzungsrecht. Ganz so einfach ist es nicht. § 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) erlaubt Mietern die 15-Prozent-Kürzung, soweit entgegen den Vorschriften der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird.

Eine Ermittlung nach § 9a ist aber selbst eine Vorschrift der Verordnung. Der BGH hat deshalb im selben Urteil festgehalten, dass eine so erstellte Abrechnung nicht nach § 12 um 15 Prozent gekürzt werden kann (VIII ZR 373/04). Nach dem Wortlaut von § 12 spricht dasselbe auch gegen eine Kürzung bei der Flächenverteilung nach der 25-Prozent-Grenze: Auch sie schreibt § 9a selbst vor.

Anders kann es liegen, wenn gar keine Messgeräte vorhanden sind oder wenn ohne Grund nicht nach Verbrauch abgerechnet wurde, jeweils sofern kein Ausnahmefall nach § 11 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) vorliegt. Wann eine Schätzung unzulässig ist, zeigt unser Artikel Heizkostenabrechnung geschätzt. Alle Kürzungsrechte im Überblick findest du unter Heizkostenabrechnung kürzen.

Rechenbeispiel: Was eine Schätzung auf Vorjahresbasis kosten kann⁠

Mara wohnt auf 62 m². Im vergangenen Jahr hatte sie 2.400 Verbrauchseinheiten. Seit dem Frühjahr arbeitet sie mehr im Büro und heizt tagsüber kaum noch. Beide Ablesetermine hat sie verpasst, auf die Karte hat sie nicht reagiert. Der Messdienst übernimmt deshalb ihren Vorjahresverbrauch: 2.400 Einheiten.

Am Stichtag hatte Mara aber alle Geräte fotografiert. Mit den Bewertungsfaktoren aus der Vorjahresabrechnung ergeben ihre Fotos zusammen 1.850 Einheiten. Im Haus wurden insgesamt 60.000 Einheiten abgerechnet (inklusive ihrer geschätzten 2.400), die verbrauchsabhängigen Heizkosten liegen bei 11.400 Euro.

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung. Preis je Einheit gerundet, gerechnet mit 11.400 € ÷ 59.450 Einheiten.

Die Schätzung kostet Mara rund 101 Euro mehr. Die Grundkosten nach Fläche bleiben in beiden Fällen gleich. Dass der Preis je Einheit im zweiten Fall leicht steigt, liegt daran, dass dieselben Kosten auf weniger Einheiten im Haus verteilt werden. Ohne diese Korrektur käme man auf 104,50 Euro.

Das Beispiel funktioniert auch andersherum: Hätte Mara mehr geheizt als im Vorjahr, wäre die Schätzung für sie günstiger gewesen. Eine Schätzung ist nicht automatisch zu hoch. Sie ist nur nicht deine Wirklichkeit.

Und genau hier wird es für viele unübersichtlich: Steht in der Abrechnung, auf welcher Grundlage geschätzt wurde? Passt der Preis je Einheit zu den Kosten des Hauses? Und wurde die 25-Prozent-Grenze eingehalten?

So gehst du jetzt vor⁠

1. Terminkarte aufheben. Auf ihr stehen der Messdienst, meist eine Telefonnummer und oft schon ein zweiter Termin.
2. Sofort Kontakt aufnehmen. Ruf an oder schreib, am besten beides. Nenn zwei, drei Zeitfenster, in denen du sicher da bist, oder benenne jemanden, der öffnet.
3. Alle Geräte fotografieren. Pro Heizkörper ein Foto mit gut lesbarer Anzeige und Gerätenummer, dazu das Datum. Bei elektronischen Geräten auch den Stichtagswert.
4. Schriftlich nachfassen. Eine kurze Nachricht an Vermieter oder Hausverwaltung, Kopie an den Messdienst. Dafür ist der Musterbrief unten gedacht.
5. Ableseprotokoll prüfen. Nach § 6 Abs. 1 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) soll dir das Ableseergebnis bei nicht fernablesbaren Geräten in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Vergleiche es mit deinen Fotos.
6. Abrechnung abgleichen. Steht dort „geschätzt" oder ein Hinweis auf § 9a, prüfe die Grundlage und vergleiche die Zahl mit deinen Fotos. Einwendungen gegen die Abrechnung sind nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab) bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen.

Fernablesbare Geräte: Der Termin fällt bald weg⁠

Das ganze Terminproblem ist ein Auslaufmodell. Nach § 5 Abs. 2 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) müssen Heizkostenverteiler und Zähler, die nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut werden, fernablesbar sein. Eine Ausnahme gilt, wenn nur ein einzelnes Gerät in einem ansonsten nicht fernablesbaren System ersetzt wird. Fernablesbar heißt laut Verordnung: ablesbar ohne Zugang zu einzelnen Wohnungen. Ältere Geräte müssen nach § 5 Abs. 3 bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden, außer in Härtefällen, etwa wenn es technisch nicht möglich ist.

Hat der Vermieter entgegen dieser Pflicht keine fernablesbaren Geräte eingebaut, sieht § 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV⁠ (öffnet in neuem Tab) ein Kürzungsrecht von 3 Prozent des Kostenanteils vor. Was die Frist für dich bedeutet, steht in unserem Artikel zu fernablesbaren Heizkostenzählern.

Auch fernablesbare Geräte können ausfallen. Zeigt dein Verteiler gar nichts mehr an oder hängt schief am Heizkörper, ist das ein eigenes Thema: Heizkostenverteiler defekt oder Display leer.

HeizkostenChecker steht in keiner Verbindung zu Techem, ista oder Minol. Die Namen werden nur beispielhaft genannt, genannte Marken gehören ihren Inhabern.

Dieser Artikel erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wie du einen Streit um Kosten oder eine Schätzung rechtlich klärst, besprichst du am besten mit dem Mieterverein oder einem Fachanwalt für Mietrecht.