Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung: So rechnest du als WEG-Vermieter richtig ab

Die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung liegt vor dir. 3.840 Euro für deine Eigentumswohnung, fein säuberlich aufgelistet – Instandhaltungsrücklage, Verwalterhonorar, Grundsteuer, Heizkosten, alles in einem Dokument. Und jetzt sollst du daraus die Nebenkostenabrechnung für deinen Mieter bauen?

Wenn du die Hausgeldabrechnung einfach kopierst und an deinen Mieter weiterreichst, machst du einen der teuersten Vermieter-Fehler überhaupt. Denn beide Dokumente verfolgen unterschiedliche Zwecke – und nur ein Teil des Hausgelds darf beim Mieter landen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Hausgeldabrechnung enthält bewusst alle Kosten der WEG – auch die, die du niemals an deinen Mieter weitergeben darfst
• Instandhaltungsrücklage und Verwaltervergütung sind typischerweise nicht umlagefähig (§ 2 BetrKV), auch wenn sie im Hausgeld stecken
• Zwei getrennte Fristen: WEG-Anfechtung nur 1 Monat (§ 45 WEG), Mieterabrechnung 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB)
• Umlageschlüssel innerhalb der WEG (Miteigentumsanteile) und gegenüber deinem Mieter (meist Wohnfläche) sind zwei verschiedene Rechnungen

Warum die Hausgeldabrechnung bewusst alles enthält

Die WEG-Verwaltung rechnet gegenüber der Eigentümergemeinschaft ab – nicht gegenüber deinem Mieter. Ihre Aufgabe ist es, jeden Euro zu dokumentieren, der durch das Gemeinschaftskonto geflossen ist. Das schreibt § 28 WEG so vor.

Deshalb taucht in der Hausgeldabrechnung auch auf, was mit deinem Mietverhältnis überhaupt nichts zu tun hat: die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage, das Honorar des Verwalters, Kontoführungsgebühren, vielleicht sogar Kosten für die letzte Eigentümerversammlung. Alles korrekt – nur eben nicht für deinen Mieter gedacht.

Die Nebenkostenabrechnung an deinen Mieter folgt einer völlig anderen Logik: § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV) erlaubt dir ausschließlich die Umlage von laufenden Betriebskosten – abschließend aufgezählt in 17 Kategorien. Alles, was Verwaltung, Instandhaltung oder Vermögensbildung betrifft, bleibt bei dir als Eigentümer hängen.

Genau in dieser Lücke zwischen den beiden Dokumenten entstehen die meisten Fehler. Wer die Hausgeldabrechnung nicht übersetzt, sondern nur abtippt, verlangt von seinem Mieter regelmäßig Geld, das ihm nicht zusteht.

Der Übersetzungs-Workflow: Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung

Die gute Nachricht: Der Weg von der einen zur anderen Abrechnung folgt einem klaren Muster. Fünf Schritte reichen.

Schritt 1: Jede Position einzeln durchgehen

Nimm dir die Hausgeldabrechnung Position für Position vor. Keine Sammelposten übernehmen, keine Pauschalen. Jede Zeile bekommt eine eigene Entscheidung: umlagefähig, nicht umlagefähig oder prüfen.

Schritt 2: Nicht umlagefähige Positionen konsequent herausrechnen

Instandhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Kontoführung – diese Posten streichst du komplett aus deiner Rechnung an den Mieter. Sie gehören zu deiner Rolle als Eigentümer, nicht zum Mietverhältnis.

Schritt 3: Mischpositionen aufschlüsseln lassen

Manche Kosten stecken undifferenziert in einer Zeile, etwa "Hausmeister" oder "Aufzug". Frag deine Verwaltung nach einer Aufschlüsselung, welcher Anteil Betrieb ist und welcher Reparatur oder Verwaltung. Ohne diese Aufschlüsselung bleibt die Position ein Risiko.

Schritt 4: Heizkosten separat nach der Heizkostenverordnung berechnen

Die Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung übernimmst du nicht 1:1. Sie müssen nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig aufgeteilt werden – 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Bei der CO2-Kostenaufteilung kommt zusätzlich ein Stufenmodell dazu, das du separat ausweisen musst.

Schritt 5: Umlageschlüssel gegenüber dem Mieter anwenden

Erst jetzt verteilst du die verbliebenen, umlagefähigen Kosten nach dem Schlüssel, der in deinem Mietvertrag steht – meist Wohnfläche. Dazu gleich mehr, denn hier passiert der zweithäufigste Fehler.

Wie du das Ergebnis am Ende sauber in eine vollständige Nebenkostenabrechnung überträgst, zeigt dir unser Schwesterartikel Nebenkosten an den Mieter umlegen Schritt für Schritt.

Tabelle: Diese Hausgeld-Positionen darfst du weitergeben – diese nicht

Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Positionen aus Hausgeldabrechnungen und wie sie gegenüber deinem Mieter typischerweise zu behandeln sind.

Bei allem, was in der Spalte "Prüfen" landet, gilt: ohne eine Aufschlüsselung deiner Verwaltung solltest du die Position lieber nicht in die Mieterabrechnung übernehmen. Was typischerweise gar nicht umlagefähig ist, erklärt dir unser Artikel zu nicht umlagefähigen Nebenkosten im Detail.

Zwei Fristen, zwei Welten

Als WEG-Eigentümer und gleichzeitig Vermieter jonglierst du mit zwei völlig unabhängigen Uhren. Sie zu verwechseln kostet regelmäßig Geld oder Handlungsspielraum.

Die WEG-Anfechtungsfrist beträgt nach § 45 WEG nur einen Monat ab dem Beschluss der Eigentümerversammlung – etwa über die Genehmigung der Jahresabrechnung. Verpasst du diese Frist, wird der Beschluss bestandskräftig. Danach kannst du selbst grobe Fehler in der Hausgeldabrechnung nicht mehr gerichtlich angreifen.

Die Frist gegenüber deinem Mieter läuft komplett getrennt davon: Nach § 556 Abs. 3 BGB hast du 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, ihm die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Verpasst du diese Frist, verfällt deine Nachforderung – unabhängig davon, was in der WEG passiert ist.

Die Verwechslungsgefahr: Ein bestandskräftiger WEG-Beschluss bedeutet nicht automatisch, dass jede Position darin auch gegenüber deinem Mieter Bestand hat. Und umgekehrt schützt dich die 12-Monats-Frist bei der Mieterabrechnung nicht davor, dass du innerhalb der WEG längst hättest widersprechen müssen. Beide Fristen laufen parallel, unabhängig, und beide sind für dich als Eigentümer relevant.

Umlageschlüssel: Miteigentumsanteile oder Wohnfläche? Der Mietvertrag entscheidet

Innerhalb der WEG verteilt die Verwaltung die Kosten meist nach Miteigentumsanteilen (MEA) – dem Anteil, der dir laut Teilungserklärung an der Gemeinschaft gehört. Das ist ein rein WEG-internes Verhältnis und hat mit deinem Mietvertrag nichts zu tun.

Gegenüber deinem Mieter zählt ausschließlich, was im Mietvertrag vereinbart ist. In den allermeisten Fällen ist das die Wohnfläche – seltener ein Kopfschlüssel oder ein individuell vereinbarter Verteiler. Steht im Mietvertrag nichts, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Auffangschlüssel.

Der Fehler, der hier häufig passiert: Der MEA-Anteil aus der Hausgeldabrechnung wird ungeprüft als Verteilerschlüssel für die Mieterabrechnung übernommen. Das kann von der vereinbarten Wohnfläche abweichen – etwa wenn Sondereigentumsanteile und tatsächliche Quadratmeter nicht exakt übereinstimmen. Rechne deshalb immer mit dem Schlüssel, der im Mietvertrag steht, nicht mit dem aus der Teilungserklärung.

Bei den Heizkosten gilt zusätzlich die eigene Systematik der Heizkostenverordnung – unabhängig vom MEA-Schlüssel. Wie du den verbrauchsabhängigen Anteil korrekt bestimmst, erklärt unser Leitfaden für Vermieter.

Die häufigsten Fehler beim Übertrag

Fehler 1: Die Hausgeldabrechnung wird 1:1 kopiert. Rücklage und Verwalterhonorar landen ungefiltert bei deinem Mieter. Das solltest du aus deiner Abrechnung herausnehmen – es ist typischerweise nicht umlagefähig (§ 2 BetrKV).

Fehler 2: Der MEA-Schlüssel ersetzt den Mietvertrags-Schlüssel. Zähle nach, was im Mietvertrag steht, nicht was die Teilungserklärung sagt.

Fehler 3: Die Fristen werden vermischt. Ein Monat für die WEG, zwölf Monate für den Mieter – beide brauchen einen eigenen Kalendereintrag.

Fehler 4: Hausmeisterkosten bleiben unaufgeschlüsselt. Ohne Aufteilung von Betrieb und Reparatur bleibt die Position ein Streitpunkt.

Fehler 5: Heizkosten werden wie jede andere Position behandelt. Sie brauchen die eigene, verbrauchsabhängige Berechnung nach der Heizkostenverordnung – nicht den WEG-internen Verteilerschlüssel.

Wenn du unsicher bist, ob eine konkrete Position bei dir umlagefähig ist oder wie du deine fertige Abrechnung insgesamt auf Plausibilität prüfst, hilft ein Blick in unseren Ratgeber zum Prüfen der Nebenkostenabrechnung. Bei strittigen Einzelfällen – etwa wenn deine Verwaltung eine Aufschlüsselung verweigert – lohnt sich der Gang zu einem Fachanwalt für Mietrecht oder zu Haus & Grund vor Ort.