Welche Nebenkosten darfst du als Vermieter umlegen? Die komplette Liste

Sechs Wohnungen, eine Abrechnung – und eine Position, die dir jetzt auf die Füße fällt: "Verwaltungskosten", fein säuberlich unter "Sonstige Betriebskosten" verbucht. Dein Mieter hat nachgefragt. Und er hat recht: Diese Position gehört da nicht rein.

So oder so ähnlich beginnt ein guter Teil aller Streitigkeiten um Nebenkostenabrechnungen. Nicht, weil Vermieter betrügen wollen, sondern weil die Betriebskostenverordnung eine abschließende Liste ist – und Kosten außerhalb dieser Liste in der Abrechnung schlicht nichts zu suchen haben. Wer das übersieht, riskiert einen berechtigten Widerspruch, eine Korrektur und im schlimmsten Fall eine Rückzahlung.

Dieser Artikel zeigt dir die komplette Liste der 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 BetrKV, die typischen Stolperfallen bei jeder einzelnen Position, was du niemals umlegen darfst – und wie du die berüchtigte "Position-17-Falle" vermeidest.

Das Wichtigste in Kürze

• § 2 BetrKV listet abschließend 17 Kostenarten – alles andere ist typischerweise nicht umlagefähig
• Instandhaltung, Verwaltung, Bankgebühren, Rechtsschutz, Leerstand und Modernisierung gehören nie in die Abrechnung
• "Sonstige Betriebskosten" (Position 17) sind nur umlagefähig, wenn im Mietvertrag konkret benannt
• Getarnte Kosten (Reparatur als "Wartung") sind der häufigste Streitpunkt bei Widersprüchen
• Kabel-TV ist seit der TKG-Reform vom 1. Juli 2024 nicht mehr über Nebenkosten umlegbar

Das Grundprinzip: Betrieb ja, Besitz nein

§ 1 Abs. 2 BetrKV zieht die Grenze klar: Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch die bestimmungsgemäße Nutzung des Gebäudes entstehen – Wasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung. Alles, was mit dem Eigentum an sich zusammenhängt – Verwaltung, Instandhaltung, Finanzierung –, trägst du als Vermieter selbst. Das ist dein unternehmerisches Risiko, kein Mieterthema.

§ 2 BetrKV übersetzt dieses Prinzip in eine abschließende Liste von 17 Kostenarten. Abschließend heißt: Was nicht draufsteht, darfst du nicht umlegen – auch dann nicht, wenn die Kosten real entstanden sind. Zusätzlich musst du die Umlage im Mietvertrag vereinbart haben (§ 556 BGB); ohne wirksame Klausel bleibst du selbst dann auf den Kosten sitzen, wenn sie grundsätzlich umlagefähig wären.

Die 17 Kostenarten im Überblick

Hier die vollständige Liste – mit den Stolperfallen, die in der Praxis am häufigsten zu Rückfragen und Widersprüchen führen.

Bei Heizung und Warmwasser (Positionen 4–6) gelten zusätzlich die Detailregeln der Heizkostenverordnung – etwa zum Verteilerschlüssel und zur Abrechnungsfrist. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du in unserem Artikel Heizkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter.

Bei Position 13 lohnt sich ein genauerer Blick, weil hier fast automatisch zu viel abgerechnet wird: Nicht jede Versicherung, die du als Vermieter abschließt, ist umlagefähig. Welche genau infrage kommen, erfährst du in Welche Versicherungen sind als Nebenkosten umlagefähig?.

Was du als Vermieter NIE umlegen darfst

Neben der abschließenden Liste gibt es Kostenblöcke, die grundsätzlich außen vor bleiben – unabhängig davon, wie du sie in der Abrechnung nennst.

Modernisierungskosten verdienen einen eigenen Hinweis: Sie laufen über die Modernisierungsumlage nach § 559 BGB – ein Mieterhöhungsinstrument mit eigenen Fristen und Voraussetzungen, das mit der Nebenkostenabrechnung nichts zu tun hat. Wer Modernisierung und Betriebskosten vermischt, produziert automatisch eine fehlerhafte Abrechnung.

Eine ausführliche Übersicht aus Mieterperspektive – inklusive konkreter Zahlen zu Widerspruchsquoten – findest du in Nicht umlagefähige Nebenkosten: Was dein Vermieter nicht abrechnen darf. Der Artikel lohnt sich auch für dich: Er zeigt genau, worauf Mieter beim Gegenlesen achten.

Die Position-17-Falle

"Sonstige Betriebskosten" ist die gefährlichste Position der ganzen Liste – nicht, weil sie verboten wäre, sondern weil sie fast immer falsch genutzt wird.

Die Rechtsprechung ist hier streng: Eine pauschale Formulierung wie "sonstige Betriebskosten" reicht nicht aus, um Kosten wirksam umzulegen. Der Mietvertrag muss konkret benennen, welche Kostenart darunter gefasst wird – etwa "Kosten der Rauchmelderwartung" oder "Kosten der Dachrinnenreinigung". Fehlt diese konkrete Benennung, ist die Position typischerweise nicht durchsetzbar (§ 2 Nr. 17 BetrKV).

Praxistipp

Prüfe deinen Mietvertrag: Steht dort nur "sonstige Betriebskosten" ohne weitere Erklärung? Dann solltest du diese Position in der Abrechnung besser gar nicht erst befüllen – sie hält einem Widerspruch selten stand.

Ein typisches Beispiel ist die Rauchmelderwartung: Sie lässt sich zwar grundsätzlich umlegen, aber nur, wenn dein Mietvertrag das konkret vorsieht und du Wartung von Anschaffung sauber trennst. Details dazu findest du in Rauchmelder: Sind die Kosten umlagefähig?.

Getarnte Kosten: Wenn Reparaturen als Wartung auftauchen

Der häufigste Fehler entsteht nicht aus böser Absicht, sondern aus schlampiger Kostentrennung – trotzdem trägst du das Risiko dafür.

Reparatur als "Wartung" deklariert: Wird bei der jährlichen Heizungswartung gleichzeitig ein defektes Ventil ausgetauscht, gehört nur der reine Wartungsanteil in die Abrechnung. Der Reparaturanteil muss herausgerechnet werden – idealerweise, indem du dir vom Handwerker eine getrennte Rechnungsposition geben lässt.

Instandhaltung in Hausmeisterkosten versteckt: Dein Hausmeister darf reinigen, Winterdienst leisten, Grünflächen pflegen und technische Anlagen kontrollieren. Repariert er nebenbei das Kellerfenster oder tauscht eine Steckdose aus, ist das Instandhaltung – und muss aus der Hausmeisterposition herausgerechnet werden, bevor du abrechnest.

Beide Fehler fallen bei einer Belegeinsicht schnell auf. Und ein Mieter, der die Rechnung mit "Reparatur" statt "Wartung" beschriftet in der Hand hält, hat eine sehr gute Ausgangslage für einen Widerspruch.

Kabel-TV: Seit Juli 2024 nicht mehr umlagefähig

Bis zum 30. Juni 2024 durftest du die Kosten für einen Kabelanschluss über Position 15 umlegen – unabhängig davon, ob ein Mieter den Anschluss überhaupt nutzte. Mit der TKG-Reform ist dieses sogenannte Nebenkostenprivileg entfallen. Seit dem 1. Juli 2024 gilt: Kabel-TV-Kosten sind keine umlagefähige Betriebskostenart mehr, jeder Mieter entscheidet selbst über seinen TV-Empfang.

Für dich als Vermieter bedeutet das konkret: Läuft noch ein Sammelvertrag mit dem Kabelanbieter, kannst du die Kosten dafür nicht mehr auf die Nebenkosten umlegen. Prüfe bestehende Verträge und stelle die entsprechende Position in deiner Abrechnung ab dem Stichtag ein – sonst produzierst du für jede einzelne Wohnung eine angreifbare Position.

Was ein Fehler dich kostet

Eine falsch befüllte Position ist selten ein Weltuntergang – aber sie ist ein Einfallstor. Erkennt ein Mieter eine nicht umlagefähige Kostenart, ist ein Widerspruch dagegen typischerweise berechtigt. Die Folge: Du musst die Position korrigieren und den zu viel gezahlten Betrag zurückzahlen. Bei mehreren betroffenen Wohnungen im selben Haus multipliziert sich der Fehler – aus einer falschen Position werden schnell mehrere hundert Euro Rückzahlung über alle Mietparteien hinweg.

Streitest du dich mit einem Mieter über eine konkrete Position, würdigt am Ende ein Anwalt oder Haus & Grund den Einzelfall. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, sondern gibt dir die Grundlage, um deine Abrechnung selbst vorab zu prüfen. Bei komplexen oder streitigen Fällen empfehlen wir, einen Fachanwalt für Mietrecht oder Haus & Grund zu konsultieren.