Abrechnungsfrist für Vermieter: So verlierst du keine Nachforderung

Ein Tag zu spät im Briefkasten – und 1.200 Euro Nachzahlung sind für immer weg. Das ist keine Übertreibung, sondern genau das, was § 556 Abs. 3 BGB vorschreibt.

Als Vermieter hast du exakt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, deinem Mieter die Nebenkosten- oder Heizkostenabrechnung zuzustellen. Verstreicht diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Egal, wie berechtigt sie war, egal, wie klar die Zahlen sind.

Das eigentlich Tückische an dieser Regel: Sie trifft nur dich. Ein Guthaben deines Mieters bleibt bestehen, selbst wenn die Abrechnung Monate zu spät kommt. Dieses Ungleichgewicht ist der Kern, um den sich in diesem Artikel alles dreht – und der Grund, warum du die Frist im Kalender stehen haben solltest wie einen Zahntermin.

Das Wichtigste in Kürze

• Die 12-Monats-Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht mit dem Versanddatum
• Entscheidend ist der Zugang beim Mieter – nicht, wann du den Brief eingeworfen oder abgeschickt hast
• Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB)
• Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen – die Frist schützt nur ihn, nicht dich
• Die Ausnahme "Verspätung nicht zu vertreten" legen Gerichte sehr eng aus
• Formelle Fehler können die ganze Abrechnung treffen; betrifft der Mangel nur einzelne Kostenpositionen, nach dem BGH nur diese

§ 556 Abs. 3 BGB: Die Frist kennt keine Kulanz⁠

Der Gesetzestext ist unmissverständlich: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Rechnest du zum Kalenderjahr ab, endet die Frist für 2025 am 31. Dezember 2026 – keinen Tag später.

Der häufigste Denkfehler dabei betrifft nicht das Datum, sondern den Begriff "zugehen". Viele Vermieter verwechseln das mit dem Versanddatum auf dem Anschreiben. Zählt aber tut allein, wann die Abrechnung tatsächlich im Briefkasten des Mieters landet.

Schickst du den Brief am 28. Dezember ab und er erreicht den Mieter erst am 3. Januar, weil die Post drei Feiertage liegen bleibt, ist die Frist gerissen. Nicht dein Verschulden im Alltagssinn – trotzdem dein rechtliches Risiko. Genau deshalb solltest du bei kritischen Terminen auf Einschreiben oder persönliche Zustellung mit Nachweis setzen, statt dich auf den regulären Postlauf zu verlassen.

Wie sich das aus Mieterperspektive liest, zeigt unser Artikel Heizkostenabrechnung zu spät. Es lohnt sich, die Gegenseite zu kennen – dein Mieter kennt sie meistens auch.

Das asymmetrische Risiko: Du verlierst mehr, als er gewinnt⁠

Hier liegt der eigentliche Sprengstoff der Regelung. Verpasst du die Frist, verfällt deine Nachforderung vollständig. Ergibt dieselbe – verspätete – Abrechnung jedoch ein Guthaben für den Mieter, musst du es trotzdem auszahlen.

Die Logik dahinter: Der Gesetzgeber will, dass Mieter nach Ablauf eines Jahres Planungssicherheit haben. Sie sollen nicht Jahre später mit hohen Nachzahlungen überrascht werden. Diese Schutzrichtung wirkt aber ausschließlich in eine Richtung – gegen dich als Vermieter, nie gegen den Mieter.

In der Praxis bedeutet das: Eine Abrechnung mit 400 Euro Nachforderung für Wohnung A und 150 Euro Guthaben für Wohnung B, beide einen Tag zu spät zugestellt, kostet dich 400 Euro und du zahlst zusätzlich 150 Euro aus. Was du bei verzögerten Auszahlungen selbst beachten musst, falls der Mieter auf sein Geld drängt, erklärt der Artikel Wenn der Vermieter das Guthaben nicht zahlt – aus der Warte des Mieters, aber mit den Mechanismen, die auch für dich gelten.

Die Ausnahme "nicht zu vertreten" – eng ausgelegt⁠

Das Gesetz kennt eine Ausnahme: Du kannst eine Nachforderung noch geltend machen, wenn du die Verspätung "nicht zu vertreten hast" (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das klingt nach einem Rettungsanker. In der Praxis ist es eher ein schmaler Steg.

Gerichte legen diese Ausnahme laut BGH-Rechtsprechung sehr eng aus. Ein typischer Fall: Deine Hausverwaltung liefert die Hausgeldabrechnung der WEG erst im November, obwohl deine eigene Abrechnungsfrist gegenüber dem Mieter längst tickt. Ob das als Grund anerkannt wird, hängt nach der Rechtsprechung davon ab, ob der Vermieter selbst alles Zumutbare getan hat, um rechtzeitig abrechnen zu können.

Für die Frage, was du vorweisen könntest, zählt vor allem die Dokumentation: wann du die Unterlagen angefordert und nachgehakt hast, am besten schriftlich und mit Datum, und wie schnell du nach ihrem Eingang abgerechnet hast. "Die Verwaltung war eben langsam" beschreibt das nicht, "am 5. Oktober schriftlich nachgefragt und drei Tage nach Erhalt der Unterlagen abgerechnet" schon eher. Ob die Ausnahme im Einzelfall greift, beurteilt ein Fachanwalt für Mietrecht.

Wie stark Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung ineinandergreifen und wo sich Verzögerungen typischerweise einschleichen, liest du in Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung: Der Unterschied. Wer als Eigentümer in einer WEG vermietet, sollte diesen Zusammenhang kennen, bevor die Frist zum Problem wird.

Formelle vs. materielle Fehler: Wann die ganze Abrechnung kippt⁠

Neben der Frist selbst lauert eine zweite Falle, die viele Vermieter unterschätzen: der Formfehler. Der BGH hat Mindestanforderungen definiert, die jede Abrechnung erfüllen muss, damit sie überhaupt wirksam ist.

Dazu gehören die Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart, ein erläuterter Verteilerschlüssel, der berechnete Anteil des Mieters und der Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen. Fehlen solche Angaben grundlegend, ist die Abrechnung formell insgesamt unwirksam. Betrifft der formelle Mangel nur einzelne Kostenpositionen, beschränkt sich die Unwirksamkeit nach dem BGH auf diese Positionen (BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10⁠ (öffnet in neuem Tab)).

Der entscheidende Unterschied zur materiellen Prüfung: Ein Rechenfehler oder ein diskutabler Verteilerschlüssel ist ein inhaltlicher Mangel, den man korrigieren kann. Ein Formfehler dagegen wirft dich für die betroffenen Positionen rechtlich auf null zurück, als hättest du insoweit gar nicht abgerechnet.

Und genau hier schließt sich der Kreis zur Frist: Eine formell unwirksame Abrechnung lässt sich zwar korrigieren, für eine Nachforderung aber nur innerhalb der laufenden 12-Monats-Frist. Merkst du den Formfehler erst nach Fristablauf, ist die Nachforderung insoweit in aller Regel weg, eine zweite Chance gibt es dann nicht. Was eine Abrechnung formal vollständig macht, haben wir Schritt für Schritt in unserer Anleitung zur Heizkostenabrechnung für Vermieter zusammengefasst.

Dein Fristen-Fahrplan fürs Jahr⁠

Die beste Absicherung gegen die 12-Monats-Falle ist ein fester Rhythmus, statt die Abrechnung im letzten Monat zusammenzuschustern. So könnte dein Jahr aussehen, wenn dein Abrechnungszeitraum am 31. Dezember endet:

Wer schon im ersten Quartal mit dem Sammeln beginnt, hat im Zweifel drei Monate Puffer für Rückfragen, fehlende Belege oder eine zweite Prüfrunde. Bevor du versendest, lohnt sich außerdem ein Blick in unsere Anleitung zum Prüfen einer Betriebskostenabrechnung – dieselben Kriterien, nach denen Mieter widersprechen, solltest du vorher selbst durchgehen.

Sonderfälle: Mieterwechsel und Verjährung der Nachzahlung⁠

Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums. Zieht ein Mieter während des Jahres aus, läuft für ihn eine eigene 12-Monats-Frist – gerechnet ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, in dem er ausgezogen ist, nicht ab dem Auszugsdatum selbst. Du brauchst dafür eine Zwischenablesung und musst die Kosten sauber auf die jeweilige Nutzungszeit aufteilen. Zwei Mieter, zwei Fristen, eine Wohnung – das lässt sich leicht durcheinanderbringen, wenn du es nicht direkt beim Auszug notierst.

Verjährung nach fristgerechter Abrechnung. Hast du rechtzeitig und korrekt abgerechnet, ist deine Nachforderung damit noch nicht in Stein gemeißelt. Sie unterliegt der allgemeinen Verjährung nach § 195 BGB: drei Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine im März 2026 zugestellte, fristgerechte Abrechnung für 2025 verjährt also grundsätzlich Ende 2029. Eine einfache Mahnung ändert daran nichts; gehemmt wird die Verjährung etwa durch eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Mehr zu diesem Zusammenspiel aus Ausschlussfrist und Verjährung findest du in unserem Artikel Verjährung bei der Heizkostenabrechnung.

Zwei völlig unterschiedliche Fristen also, die man nicht verwechseln sollte: Die 12-Monats-Frist entscheidet, ob du überhaupt nachfordern darfst. Die dreijährige Verjährung entscheidet, wie lange eine bereits wirksam gestellte Forderung noch geltend gemacht werden kann.