Nutzerwechselgebühr: Der kleine Posten, den fast jeder übersieht

44,86 Euro – für deinen eigenen Auszug. So stand es neulich in einer Abrechnung, die wir geprüft haben: „Nutzerwechsel mit Selbstablesung". Der Mieter hatte die Zählerstände beim Auszug selbst abgelesen und gemeldet. Bezahlen sollte er den „Nutzerwechsel" trotzdem.

Kommt dir bekannt vor? Kein Wunder: In den Experten-Checks der letzten Wochen tauchte diese Gebühr bei uns in vier von vier Abrechnungen mit Mieterwechsel auf – mal als „Nutzerwechselgebühr" mit 44,86 Euro, mal versteckt als „Kostenaufteilung je Nutzer" mit 25,70 Euro, mal als „Nutzerwechselkosten" in der Müllabrechnung mit 6,74 Euro. Einmal traf es sogar eine Mieterin, die gerade erst eingezogen war.

Das Kuriose daran: Der Bundesgerichtshof hat schon 2007 entschieden, dass Nutzerwechselkosten ohne besondere Vereinbarung im Mietvertrag Verwaltungskosten sind, die mit der Miete abgegolten sind. Abgerechnet werden sie trotzdem, bis heute und in vielen Häusern.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Nutzerwechselgebühr (auch: Zwischenablesungs-, Umzugskosten) entsteht, wenn ein Mieter aus- oder einzieht – typisch sind 20 bis 100 Euro
• Nach dem BGH sind das ohne besondere Vereinbarung Verwaltungskosten des Vermieters und keine umlagefähigen Betriebskosten (Urteil vom 14.11.2007, Az. VIII ZR 19/07)
• Zu Klauseln im Mietvertrag gibt es nur Urteile unterer Instanzen: AG Kassel und LG Leipzig hielten Formularklauseln zur Umlage für unwirksam. Höchstrichterlich ist das nicht entschieden
• Die Gebühr versteckt sich hinter vielen Namen – auch in Müll- und Wasserabrechnungen
• Einwendungen gegen die Abrechnung sind dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab))

Was ist die Nutzerwechselgebühr überhaupt?⁠

Ziehst du aus einer Wohnung aus (oder in eine ein), muss dein Verbrauch von dem des nächsten Bewohners getrennt werden. Dafür passieren zwei Dinge: Die Zählerstände werden zum Wechseltermin erfasst (Zwischenablesung), und der Messdienst – Techem, ista, Minol, Metrona, Brunata und Co. – teilt die Jahreskosten rechnerisch zwischen Vor- und Nachmieter auf (kaufmännische Zwischenabrechnung). Wie diese Aufteilung nach § 9b HeizkostenV korrekt aussehen muss – und woran du erkennst, ob dir fälschlich das ganze Jahr berechnet wurde – zeigt unser Ratgeber zur Heizkostenabrechnung bei Ein- und Auszug.

Beides ist sinnvoll und notwendig. Die Frage ist nur: Wer bezahlt es?

Der Messdienst stellt für diesen Aufwand eine Extragebühr in Rechnung – je nach Anbieter und Aufwand meist zwischen 20 und 100 Euro. Und genau diese Gebühr landet dann erstaunlich oft in der Nebenkostenabrechnung des Mieters. Mal offen ausgewiesen, mal gut getarnt.

So versteckt sich die Gebühr in deiner Abrechnung⁠

Aus unserer Prüfpraxis: Die Gebühr heißt fast nie gleich. Halte nach diesen Positionen Ausschau – und zwar nicht nur in der Heizkostenabrechnung:

Der letzte Punkt überrascht viele: Auch Abfall-Abrechnungsdienste mit Chip-Systemen berechnen inzwischen Nutzerwechselkosten. In einem unserer Fälle wurden sie ausgerechnet der Mieterin belastet, die neu eingezogen war – obwohl sie den Wechsel gar nicht ausgelöst hat.

Die Rechtslage: Was der BGH 2007 entschieden hat⁠

Jetzt zum Kern. Der Bundesgerichtshof hat am 14. November 2007 (Az. VIII ZR 19/07) über genau diese Gebühr entschieden – und zwar deutlich:

Nutzerwechselkosten sind Verwaltungskosten. Sie entstehen nicht durch den laufenden Betrieb des Gebäudes, sondern durch die Verwaltung des Mietverhältnisses. Und Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung – sie sind mit der Miete abgegolten und können nicht als Betriebskosten umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab)).

Das Bemerkenswerte an dem Urteil: Im verhandelten Fall gab es gar keine Vereinbarung zur Kostenumlage im Mietvertrag – weder eine ausdrückliche Klausel noch eine stillschweigende Einbeziehung. Genau daran scheiterte der Vermieter: Ohne eine solche Vereinbarung sind Nutzerwechselkosten laut BGH schlicht Verwaltungskosten, die mit der Miete abgegolten sind (§ 535 Abs. 1 Satz 3, § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB). Über die Wirksamkeit einer Formularklausel musste der BGH in diesem Fall also gar nicht entscheiden.

Dazu gibt es aber inzwischen unterinstanzliche Rechtsprechung: Das AG Kassel (Urteil vom 16.05.2018, Az. 453 C 539/18) und das LG Leipzig (2019, Az. 8 O 1620/18) haben entsprechende Formularklauseln zur Umlage von Nutzerwechselkosten wegen unangemessener Benachteiligung der Mieter für unwirksam erklärt (§ 307 BGB). Die bisherige Rechtsprechung sieht die Umlage also kritisch: ohne Vereinbarung nach dem BGH (VIII ZR 19/07), mit Formularklausel nach den Entscheidungen aus Kassel und Leipzig. Eine höchstrichterliche Entscheidung zu solchen Klauseln gibt es bisher nicht. Ob die Klausel in deinem Mietvertrag wirksam ist, ist eine Rechtsfrage für Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Mehr wichtige Entscheidungen rund um deine Abrechnung findest du in unserer Übersicht der BGH-Urteile zur Heizkostenabrechnung.

Praxisbeispiel: Was Daniels Abrechnung nach dem Auszug zeigt⁠

Daniel zieht Ende August aus seiner Dachgeschosswohnung aus. Weil kein Ableser kommt, fotografiert er die Heizkostenverteiler selbst und schickt die Werte an die Verwaltung – so war es abgesprochen. Ein knappes Jahr später kommt die Nebenkostenabrechnung: 371 Euro Nachzahlung, darin eine Position „Nutzerwechsel mit Selbstablesung: 44,86 Euro".

Was Daniel auffiel: Ein Ablesetermin hat nie stattgefunden – er hat ja selbst abgelesen. Berechnet wurde die kaufmännische Aufteilung der Jahreskosten auf ihn und den Nachmieter. Das sind 12 % seiner Nachzahlung (44,86 € von 371 €).

Was Daniel tat: Er glich die Position mit dem Katalog in § 2 BetrKV⁠ (öffnet in neuem Tab) ab: Eine Nutzerwechselgebühr steht dort nicht. Dann schaute er in seinen Mietvertrag und fand eine Klausel zur „Nutzerwechselgebühr". Er bat die Verwaltung schriftlich um die Rechnung des Messdienstes und um eine Erläuterung, welche Leistung bei einer Selbstablesung abgerechnet wurde. Ob die Klausel in seinem Vertrag trägt, ist eine Rechtsfrage. Ob das im Einzelfall greift, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Zugegeben – 44,86 Euro klingen nicht nach viel. Aber die Gebühr trifft dich in einem Jahr, in dem du ohnehin Kaution, Umzugswagen und doppelte Miete stemmst. Und sie trifft nicht nur dich: Bei drei Nutzerwechseln im Haus kommen schnell 100 bis 300 Euro zusammen, die Jahr für Jahr stillschweigend auf Mieter umgelegt werden.

So gehst du vor, wenn die Gebühr in deiner Abrechnung steht⁠

Drei Schritte, alle mit Zahlen und Unterlagen:

Schritt 1: Position finden und Betrag notieren. Durchsuche die komplette Abrechnung inklusive aller Anlagen (Heizkostenabrechnung, Müll- und Wasserabrechnung) nach den Begriffen aus der Tabelle oben. Direkt zugeordnete Beträge stehen oft in einer eigenen Zeile wie „direkt zugeordnete Kosten". Notiere Bezeichnung, Betrag und Anteil an deiner Nachzahlung. Bei Daniel waren das 44,86 € von 371 €, also 12 %.

Schritt 2: Mietvertrag heraussuchen und die Stelle notieren. Schau nach, ob dort überhaupt etwas zum Nutzerwechsel, zur Zwischenablesung oder zu Umzugskosten steht, und schreib dir den Wortlaut ab. Ob eine solche Klausel wirksam ist, bewertet dieser Artikel nicht. Das ist eine Rechtsfrage für Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Schritt 3: Nachfragen und Belege anfordern. Eine kurze E-Mail oder ein Brief an Vermieter oder Hausverwaltung genügt. Frag nach der Rechnung des Messdienstes, nach der abgerechneten Leistung und danach, auf welcher Grundlage die Position in deiner Abrechnung steht. Einwendungen gegen die Abrechnung sind dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB⁠ (öffnet in neuem Tab)). Notiere dir das Datum. An der Fälligkeit einer Nachzahlung ändert die Frist nichts. Wie du mit der Nachzahlung umgehst, solange die Frage offen ist, klären Mieterverein oder Fachanwalt.

Bleibt die Antwort aus oder lehnt die Verwaltung ab, ohne die Fragen zu beantworten, erinnere mit einem neuen Termin. Mit der Belegeinsicht kannst du dir die Originalrechnung des Messdienstes zeigen lassen. Was ein Widerspruch gegen die Abrechnung ist, erklärt der Artikel Musterbrief Widerspruch Nebenkostenabrechnung. Ob und wie du rechtlich weiter vorgehst, klären Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.

Drei Sonderfälle, die du kennen solltest⁠

Du bist eingezogen, nicht ausgezogen? Den Wechsel hat dein Vormieter (oder der Leerstand) ausgelöst, nicht du. Uns ist trotzdem ein Fall begegnet, in dem die Nutzerwechselkosten der neuen Mieterin berechnet wurden. Frag in diesem Fall ausdrücklich nach, warum die Position bei dir als Einziehende oder Einziehender landet (Punkt 3 im Musterbrief).

Du hast selbst abgelesen? Dann gab es keinen Ablesetermin, nur die rechnerische Aufteilung. Schreib das in deine Nachfrage und bitte um Auskunft, welche Leistung dann berechnet wurde.

Du bist Vermieter? Nach dem BGH-Urteil VIII ZR 19/07 gehören Nutzerwechselkosten ohne besondere Vereinbarung zu den Verwaltungskosten. Ob eine Regelung in deinem Mietvertrag trägt, klären Haus & Grund oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Steht die Position in der Abrechnung, kannst du damit rechnen, dass Mieter nachfragen und die gesamte Abrechnung genauer prüfen.

Übrigens: Was beim Auszug sonst noch schiefgehen kann – von der anteiligen Abrechnung bis zur Kaution – haben wir im Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug zusammengefasst.